Tesorería - Pago de Cuotas

1. Descripción general

El submódulo Pago de Cuotas permite gestionar y registrar los pagos de las cuotas de contratos de clientes. Este módulo está diseñado para usuarios del área de tesorería y cobranzas que necesitan procesar los pagos de cuotas programadas de contratos.

El sistema permite seleccionar cuotas pendientes de contratos, registrar pagos con diferentes medios de pago, generar facturas automáticamente si corresponde, y actualizar el estado de las cuotas. Esto es esencial para el control de cobranzas y la gestión de pagos de contratos.

2. Acceso al módulo

Acceda desde Tesoreria > Pago de Cuotas. La ruta es #/tesoreria/pago_cuota.

Requiere permisos de visualización, creación y edición.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Lista de Cuotas Pendientes

Muestra las cuotas pendientes de pago con:

• Contrato asociado
• Número de cuota
• Monto de la cuota
• Fecha de vencimiento
• Estado (Pendiente/Pagado)
• Cliente

Filtros:

• Por cliente
• Por contrato
• Por rango de fechas de vencimiento

3.2. Formulario de Pago de Cuota

Datos del Pago:

• Contrato (selección)
• Cuota (selección de cuota pendiente)
• Monto a pagar (obligatorio)
• Moneda (Soles/Dólares)
• Tipo de cambio (si aplica)
• Fecha de pago (obligatorio)

Medio de Pago:

• Medio de pago (Efectivo, Transferencia, Cheque, etc.)
• Cuenta bancaria
• Número de operación (si aplica)

Facturación:

• Opción para generar factura automáticamente
• Configuración de factura si se genera

Otros:

• Observaciones
• Archivo de comprobante de pago

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Registrar pago de una cuota

1. Acceda al módulo “Pago de Cuotas”.
2. Localice la cuota pendiente que desea pagar (use filtros si es necesario).
3. Haga clic en “Pagar” o “Registrar Pago”.
4. Se abrirá el formulario con la información de la cuota precargada.
5. Verifique el monto a pagar.
6. Seleccione la moneda.
7. Ingrese la fecha de pago.
8. Seleccione el medio de pago.
9. Seleccione la cuenta bancaria donde se recibió el pago.
10. Ingrese el número de operación si aplica.
11. Si corresponde, configure la generación de factura.
12. Opcionalmente, adjunte el comprobante de pago.
13. Agregue observaciones si es necesario.
14. Haga clic en “Guardar” o “Registrar Pago”.
15. El sistema registrará el pago y actualizará el estado de la cuota.
16. Si se configuró, se generará la factura automáticamente.

4.2. Flujo: Ver historial de pagos de un contrato

1. Desde la lista de cuotas, filtre por contrato.
2. Se mostrarán todas las cuotas del contrato (pagadas y pendientes).
3. Puede ver el detalle de cada pago realizado.

4.3. Flujo: Generar factura al pagar cuota

1. Al registrar el pago, marque la opción de generar factura.
2. Configure los datos de la factura si es necesario.
3. El sistema generará la factura automáticamente al guardar el pago.
4. La factura quedará asociada al pago y al contrato.

5. Buenas prácticas de uso

• Registre los pagos de manera oportuna para mantener información actualizada.
• Verifique el monto antes de registrar el pago.
• Adjunte siempre el comprobante de pago para respaldo.
• Use el número de operación para pagos bancarios para facilitar la conciliación.
• Revise periódicamente las cuotas vencidas para seguimiento de cobranzas.
• Genere facturas cuando corresponda según la política de la empresa.
• Verifique que la cuenta bancaria seleccionada sea correcta.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No puedo registrar el pago

Causa probable: Faltan campos obligatorios o la cuota ya está pagada.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que todos los campos obligatorios estén completos.
2. Verifique que la cuota no esté ya pagada.
3. Si el problema persiste, contacte al administrador.

El monto no coincide con la cuota

Causa probable: Puede haber un error en el monto ingresado o en la configuración de la cuota.

Cómo resolverlo:

1. Verifique el monto de la cuota en el contrato.
2. Si el pago es parcial, verifique que esté permitido.
3. Corrija el monto antes de guardar.

No se genera la factura automáticamente

Causa probable: Puede haber un problema en la configuración o en los datos del contrato.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que haya marcado la opción de generar factura.
2. Verifique que el contrato tenga la información necesaria para facturar.
3. Si el problema persiste, genere la factura manualmente desde el módulo de facturación.

No puedo seleccionar la cuenta bancaria

Causa probable: Puede no haber cuentas bancarias configuradas o hay un problema de permisos.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que existan cuentas bancarias configuradas en el sistema.
2. Verifique la configuración en Configuración > Cuentas Bancarias.
3. Si el problema persiste, contacte al administrador.

7. Recomendaciones finales

• Registre los pagos de manera oportuna para mantener información actualizada.
• Revise periódicamente las cuotas vencidas para seguimiento de cobranzas.
• Adjunte siempre los comprobantes de pago para respaldo y auditoría.
• Use los filtros eficientemente para encontrar cuotas específicas.
• Verifique los montos antes de registrar para evitar errores.
• Genere facturas cuando corresponda según la política de la empresa.