Liquidar Gastos

Liquidar Gastos

1. Descripción general

El módulo de Liquidar Gastos permite agrupar y liquidar múltiples gastos en una sola operación. Facilita el proceso de rendición de cuentas al permitir seleccionar varios gastos y liquidarlos juntos, generando un código de liquidación y documentación correspondiente.

Este módulo está dirigido a usuarios de tesorería y personal autorizado que necesita liquidar gastos de manera masiva o agrupada.

2. Acceso al módulo

Para acceder al módulo de Liquidar Gastos:

• Menú: Tesoreria > Liquidar Gastos
• Ruta: #/tesoreria/liquidar_gastos
• Permisos: Requiere permisos de tesorería

3. Pantallas y componentes principales

El módulo se organiza en dos pestañas principales:

3.1. Pestaña: Pendientes

Muestra una tabla con todos los gastos disponibles para liquidar.

Campos principales:

• Checkbox: Permite seleccionar gastos individuales
• Fecha Movimiento: Fecha en que se registró el gasto
• Concepto: Descripción del gasto
• Beneficiario: Persona o entidad que recibió el pago
• Importe: Monto del gasto en soles
• Centro Costos: Centro de costos asociado al gasto

Acciones disponibles:

• Seleccionar Todo: Marca o desmarca todos los gastos de la página
• Liquidar: Inicia el proceso de liquidación para los gastos seleccionados
• Contador de Seleccionados: Muestra cuántos gastos están seleccionados

Funcionalidades:

• Búsqueda: Campo de búsqueda para filtrar gastos
• Paginación: Navegación entre páginas si hay muchos registros

3.2. Pestaña: Liquidados

Muestra una tabla con todas las liquidaciones realizadas.

Campos principales:

• Código: Código único de la liquidación
• Fecha Liquidación: Fecha en que se realizó la liquidación
• Total Rendir: Monto total que se debe rendir
• Total Gastado: Monto total gastado
• Diferencia: Diferencia entre lo rendido y lo gastado (puede ser positiva o negativa)
• Estado: Estado de la liquidación (APROBADO, PENDIENTE, RECHAZADO)

Acciones disponibles:

• Imprimir: Imprime el documento de liquidación

Filtros:

• Fecha Inicio: Fecha inicial para filtrar liquidaciones
• Fecha Fin: Fecha final para filtrar liquidaciones
• Filtrar: Aplica los filtros de fecha

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Seleccionar Gastos para Liquidar

1. Acceda al módulo Tesoreria > Liquidar Gastos
2. En la pestaña Pendientes, revise la lista de gastos disponibles
3. Seleccione los gastos que desea liquidar:
   • Marque el checkbox individual de cada gasto, o
   • Use el checkbox “Seleccionar Todo” para marcar todos los gastos de la página
4. El contador mostrará cuántos gastos están seleccionados
5. Verifique que los gastos seleccionados sean correctos

4.2. Flujo: Liquidar Gastos Seleccionados

1. Seleccione uno o más gastos en la pestaña Pendientes
2. Verifique que al menos un gasto esté seleccionado (el botón “Liquidar” se habilitará)
3. Haga clic en el botón Liquidar
4. Se abrirá un modal con el formulario de liquidación
5. Revise el resumen de gastos seleccionados:
   • Lista de gastos
   • Total a liquidar
6. Complete los campos del formulario:
   • Tipo de Liquidación: Seleccione el tipo
   • Medio de Pago: Seleccione el medio de pago utilizado
   • Observaciones: Ingrese observaciones si es necesario
7. Revise los totales:
   • Total rendir
   • Total gastado
   • Diferencia
8. Haga clic en Confirmar Liquidación
9. El sistema procesará la liquidación y generará un código único
10. Se mostrará un mensaje de confirmación
11. Los gastos liquidados desaparecerán de la pestaña “Pendientes”
12. La liquidación aparecerá en la pestaña “Liquidados”

4.3. Flujo: Imprimir una Liquidación

1. En la pestaña Liquidados, localice la liquidación que desea imprimir
2. Haga clic en el botón Imprimir (ícono de impresora) en la columna de acciones
3. Se generará un PDF con el documento de liquidación
4. El PDF se abrirá en una nueva ventana para imprimir o guardar

4.4. Flujo: Filtrar Liquidaciones por Fecha

1. En la pestaña Liquidados, use los campos de fecha:
   • Fecha Inicio: Seleccione la fecha inicial del rango
   • Fecha Fin: Seleccione la fecha final del rango
2. Haga clic en el botón Filtrar
3. La tabla se actualizará mostrando solo las liquidaciones del rango de fechas seleccionado

4.5. Flujo: Buscar Gastos Pendientes

1. En la pestaña Pendientes, use el campo de búsqueda
2. Ingrese el texto a buscar (puede buscar por concepto, beneficiario, etc.)
3. La tabla se filtrará automáticamente mostrando solo los gastos que coincidan
4. Para ver todos los gastos nuevamente, limpie el campo de búsqueda

4.6. Flujo: Deseleccionar Gastos

1. Para deseleccionar un gasto individual, desmarque su checkbox
2. Para deseleccionar todos los gastos, desmarque el checkbox “Seleccionar Todo”
3. El contador de seleccionados se actualizará automáticamente

5. Buenas prácticas de uso

• Seleccione gastos relacionados: Agrupe gastos que pertenezcan a la misma actividad o período
• Revise antes de liquidar: Verifique que todos los gastos seleccionados sean correctos antes de confirmar
• Use filtros de fecha: Filtre las liquidaciones por fecha para facilitar la búsqueda
• Documente observaciones: Use el campo de observaciones para documentar información relevante
• Mantenga códigos de liquidación: Los códigos generados son únicos; guárdelos para referencia
• Liquide periódicamente: No deje muchos gastos pendientes; liquide regularmente
• Verifique totales: Revise que los totales sean correctos antes de confirmar la liquidación
• Imprima liquidaciones importantes: Guarde copias impresas o PDF de las liquidaciones importantes

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No puedo seleccionar gastos para liquidar

Causa probable: Puede haber un problema con los checkboxes o los gastos ya están liquidados.

Cómo resolverlo:

• Verifique que esté en la pestaña “Pendientes”
• Recargue la página si los checkboxes no responden
• Verifique que los gastos no hayan sido liquidados previamente
• Si el problema persiste, contacte al administrador

El botón “Liquidar” está deshabilitado

Causa probable: No hay gastos seleccionados.

Cómo resolverlo:

• Seleccione al menos un gasto marcando su checkbox
• El botón se habilitará automáticamente cuando haya gastos seleccionados
• Verifique que el contador de seleccionados muestre un número mayor a cero

No puedo liquidar los gastos seleccionados

Causa probable: Puede haber validaciones que impiden la liquidación o falta de permisos.

Cómo resolverlo:

• Verifique que tenga permisos para liquidar gastos
• Asegúrese de que todos los campos requeridos estén completos en el formulario
• Revise que no haya procesos pendientes relacionados
• Contacte al administrador si el problema persiste

Los gastos no desaparecen después de liquidar

Causa probable: Puede haber un problema de actualización de la vista.

Cómo resolverlo:

• Recargue la página para actualizar la vista
• Verifique en la pestaña “Liquidados” si la liquidación se creó correctamente
• Si la liquidación existe pero los gastos siguen apareciendo, contacte al administrador

No encuentro una liquidación en la lista

Causa probable: Puede estar filtrada o en otra página.

Cómo resolverlo:

• Limpie los filtros de fecha si están aplicados
• Use el campo de búsqueda si está disponible
• Verifique la paginación si hay muchas liquidaciones
• Verifique que la liquidación se haya creado correctamente

Los filtros de fecha no funcionan

Causa probable: Puede haber un problema con el formato de fecha o la aplicación de filtros.

Cómo resolverlo:

• Asegúrese de seleccionar ambas fechas (inicio y fin)
• Use el formato de fecha correcto
• Haga clic en el botón “Filtrar” después de seleccionar las fechas
• Recargue la página si el problema persiste

El código de liquidación no aparece

Causa probable: El código se genera automáticamente al crear la liquidación.

Cómo resolverlo:

• Verifique que la liquidación se haya creado correctamente (debe aparecer un mensaje de confirmación)
• Recargue la tabla en la pestaña “Liquidados” si el código no aparece inmediatamente
• Si el problema persiste, contacte al administrador

La diferencia muestra un valor negativo

Causa probable: El total gastado es mayor que el total rendir.

Cómo resolverlo:

• Esto es normal si los gastos superan lo rendido
• Revise los gastos seleccionados para verificar que sean correctos
• Documente la razón de la diferencia negativa en las observaciones
• Si es necesario, ajuste los gastos antes de liquidar

No puedo imprimir la liquidación

Causa probable: Puede haber un problema con la generación del PDF o el navegador.

Cómo resolverlo:

• Verifique que el navegador permita abrir ventanas emergentes
• Intente con otro navegador
• Verifique que la liquidación tenga datos completos
• Contacte al administrador si el problema persiste

7. Recomendaciones finales

• Agrupe gastos lógicamente: Seleccione gastos que pertenezcan a la misma actividad, proyecto o período
• Revise antes de confirmar: Verifique cuidadosamente los gastos seleccionados antes de liquidar
• Mantenga códigos de referencia: Los códigos de liquidación son únicos; guárdelos para seguimiento
• Liquide regularmente: No acumule muchos gastos pendientes; liquide periódicamente
• Use observaciones: Documente información relevante en el campo de observaciones
• Imprima liquidaciones importantes: Guarde copias de las liquidaciones para archivo
• Coordine con contabilidad: Asegúrese de que las liquidaciones se reflejen correctamente en la contabilidad
• Verifique totales: Siempre revise que los totales sean correctos antes de confirmar