Gastos Operativos

Gastos Operativos

1. Descripción general

El módulo de Gastos Operativos permite gestionar los gastos asociados a actividades operativas. Permite registrar gastos, asociarlos a actividades, y liquidar actividades cuando se complete el trabajo, facilitando el control y rendición de gastos operativos.

Este módulo está dirigido a personal operativo y usuarios de tesorería que necesitan registrar y controlar los gastos realizados en actividades de campo o proyectos.

2. Acceso al módulo

Para acceder al módulo de Gastos Operativos:

• Ubicación en el menú lateral (Sidebar):

  • Módulo principal: Tesoreria (ícono de monedas)
  • Submenú: Gastos Operativos
  • Ruta directa: #/tesoreria/gastos_operativo

• Permisos requeridos:

  • Permisos básicos de tesorería para ver y registrar gastos
  • Permiso especial de “Liquidador” para anular liquidaciones
  • Los permisos se configuran en el módulo de Configuración > Rol y Permisos

• Indicadores visuales:

  • El módulo aparece en el menú lateral bajo la sección “Tesoreria”
  • Si no tiene permisos, el módulo no será visible en su menú

3. Pantallas y componentes principales

El módulo se organiza en dos pestañas principales:

3.1. Pestaña: Pendientes

Muestra las actividades con gastos pendientes de liquidar en formato de tarjetas (cards) visuales.

Estructura de cada Card de Actividad:

Encabezado del Card:

• Nombre de la Actividad: Título principal del card
• Badge de Estado: Muestra “Pendiente” en color azul/violeta

Información Principal (Grid de 2 columnas):

• Código: Código único de la actividad (formato: serie-número)
• Fecha: Fecha de la actividad (formato DD/MM/YYYY)
• Personal: Nombre completo del personal asignado a la actividad

Resumen Financiero (3 columnas con iconos):

• Desembolsado:
  • Icono: flecha hacia arriba (verde)
  • Monto total desembolsado para la actividad
  • Color: Verde (#059669)
• Gastos:
  • Icono: flecha hacia abajo (rojo)
  • Monto total de gastos registrados
  • Color: Rojo (#dc2626)
• Saldo:
  • Icono: balanza (azul)
  • Diferencia entre desembolsado y gastos
  • Color: Azul (#2563eb)
  • Puede ser positivo (verde) o negativo (rojo)

Botones de Acción:

• Ver Detalles:
  • Expande/colapsa el card para mostrar la tabla de gastos
  • Icono cambia de chevron-down a chevron-up al expandir
  • Color: Gradiente púrpura/violeta
• Imprimir:
  • Imprime la liquidación o preliquidación
  • Icono: impresora
  • Color: Azul
• Liquidar:
  • Inicia el proceso de liquidación
  • Icono: check-circle
  • Color: Verde
  • Solo visible si la actividad tiene gastos registrados

Sección Expandible de Detalles: Al hacer clic en “Ver Detalles”, se muestra:

Encabezado de Detalles:

• Título: “Gastos Registrados” con icono de recibo
• Botón: Agregar Gasto (color naranja/amarillo)

Tabla de Gastos: Columnas mostradas:

• #: Número secuencial del gasto
• Tipo Gasto: Badge con el tipo de gasto (color azul)
• Importe: Monto del gasto (alineado a la derecha, negrita)
• Comprobante:
  • Si tiene serie y número: muestra “SERIE-NÚMERO” (clickeable para imprimir)
  • Si tiene archivo: muestra ícono de descarga
  • Si no tiene: muestra ”-”
• Acciones (solo si la actividad no está liquidada):
  • Editar: Botón azul pequeño con icono de lápiz
  • Eliminar: Botón rojo pequeño con icono de papelera

Pie de Tabla:

• Fila de total con el monto total de gastos (color verde, negrita)

Estados Visuales:

• Cards con hover effect (se elevan ligeramente)
• Borde superior con gradiente púrpura
• Animación suave al expandir/colapsar

3.2. Pestaña: Liquidados

Muestra una tabla con todas las actividades ya liquidadas.

Campos principales:

• Fecha Liquidación: Fecha en que se liquidó la actividad
• Código: Código de la actividad
• Actividad: Nombre de la actividad
• Personal: Personal que realizó la actividad
• Tipo Liquidación: Tipo de liquidación aplicada
• Desembolsado: Monto desembolsado
• Gastos: Monto total de gastos
• Saldo: Saldo final (puede ser positivo o negativo)
• Medio Pago: Medio de pago utilizado

Filtros:

• Fecha Inicio: Fecha inicial para filtrar liquidaciones
• Fecha Fin: Fecha final para filtrar liquidaciones
• Filtrar: Aplica los filtros de fecha

Acciones disponibles:

• Imprimir: Imprime la liquidación
• Anular: Anula una liquidación (solo para usuarios con permiso de liquidador)

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Registrar un Gasto en una Actividad

1. Acceda al módulo Tesoreria > Gastos Operativos desde el menú lateral
2. Asegúrese de estar en la pestaña Pendientes (primera pestaña, icono de reloj)
3. Localice la actividad en la que desea registrar el gasto
4. Haga clic en el botón Ver Detalles para expandir el card (si no está expandido)
   • El botón cambiará su icono de chevron-down a chevron-up
   • Se mostrará la sección de gastos registrados
5. Haga clic en el botón Agregar Gasto (color naranja, icono de más)
6. Se abrirá un modal con el formulario de registro de gasto

Formulario de Registro de Gasto:

*Campos Requeridos (marcados con asterisco ):

• Fecha (requerido):

  • Tipo: Campo de fecha
  • Valor por defecto: Fecha actual
  • Validación: No puede ser mayor a la fecha actual
  • Formato: DD/MM/YYYY o selector de calendario

• Tipo de Gasto (requerido):

  • Tipo: Selector desplegable
  • Opciones: Cargadas desde el módulo de configuración de tipos de gasto
  • Validación: Debe seleccionar un tipo de la lista
  • Ejemplos: Pasajes, Alimentación, Hospedaje, Materiales, etc.

• Importe (requerido):

  • Tipo: Campo numérico
  • Validación: Debe ser mayor a 0
  • Formato: Decimales permitidos (ej: 150.50)
  • Prefijo: S/ (Soles)

Campos Opcionales:

• RUC Proveedor:

  • Tipo: Campo de texto numérico
  • Validación: Si ingresa RUC y presiona Enter, busca automáticamente la razón social
  • Búsqueda: Consulta RENIEC/SUNAT automáticamente

• Razón Social:

  • Tipo: Campo de texto
  • Se completa automáticamente si busca por RUC
  • Puede ingresarse manualmente

• Detalle:

  • Tipo: Área de texto (textarea)
  • Descripción adicional del gasto
  • Sin límite de caracteres visible

• Tiene Comprobante (Checkbox):

  • Si marca esta opción, se muestran campos adicionales:
    • Tipo de Comprobante: Selector (Factura, Boleta, Recibo, etc.)
    • Serie Comprobante: Campo de texto
    • Número Comprobante: Campo numérico
    • Porcentaje IGV: Campo numérico (por defecto 18%)

• Archivo:

  • Tipo: Selector de archivo
  • Formatos aceptados: PDF, imágenes (JPG, PNG)
  • Tamaño máximo: Depende de la configuración del servidor
  • Se almacena en: uploads/gastos_operativo/

Validaciones del Formulario:

• El sistema valida que todos los campos requeridos estén completos
• Si marca “Tiene Comprobante”, los campos de comprobante se vuelven visibles pero no obligatorios
• El importe debe ser un número válido mayor a cero
• La fecha no puede ser futura
• Si ingresa RUC, debe ser un número válido (11 dígitos para RUC)

7. Revise todos los campos ingresados
8. Haga clic en Guardar
   • El botón muestra un spinner mientras procesa
   • Se previene el doble envío automáticamente
9. El sistema mostrará un mensaje de confirmación:
   • Éxito: “Gasto guardado correctamente” (verde)
   • Error: Mensaje específico del error (rojo)
10. El modal se cerrará automáticamente
11. El card se actualizará automáticamente mostrando:
    • El nuevo gasto en la tabla
    • Los totales actualizados (Gastos y Saldo)
    • El card permanece expandido para ver el nuevo gasto

4.2. Flujo: Editar un Gasto

1. En la tabla de gastos de una actividad, localice el gasto que desea editar
2. Haga clic en el botón Editar (ícono de lápiz)
3. Se abrirá un modal con el formulario prellenado
4. Modifique los campos necesarios
5. Haga clic en Guardar
6. El sistema actualizará el gasto y mostrará un mensaje de confirmación

4.3. Flujo: Eliminar un Gasto

1. En la tabla de gastos de una actividad, localice el gasto que desea eliminar
2. Haga clic en el botón Eliminar (ícono de papelera)
3. Se abrirá un mensaje de confirmación
4. Confirme la eliminación
5. El sistema eliminará el gasto y actualizará los totales

Nota: Solo se pueden eliminar gastos de actividades no liquidadas.

4.4. Flujo: Liquidar una Actividad

1. En la pestaña Pendientes, localice la actividad a liquidar
2. Revise que todos los gastos estén registrados correctamente
   • Expanda el card para ver todos los gastos
   • Verifique que los montos sean correctos
3. Verifique el saldo mostrado:
   • Saldo Positivo: Significa que hay dinero sobrante (desembolsado > gastos)
   • Saldo Negativo: Significa que se gastó más de lo desembolsado (gastos > desembolsado)
   • Saldo Cero: Los gastos igualan exactamente lo desembolsado
4. Haga clic en el botón Liquidar (verde, icono de check-circle)
5. Se abrirá un modal grande con el formulario de liquidación

Modal de Liquidación - Estructura Completa:

Sección Superior - Resumen de la Actividad:

• Código de Actividad: Muestra el código único
• Nombre de Actividad: Muestra el nombre completo
• Personal: Muestra el personal asignado

Sección Media - Resumen Financiero (3 tarjetas):

• Tarjeta Desembolsado:

  • Icono: flecha hacia arriba (verde)
  • Monto total desembolsado
  • Color de fondo: Verde claro

• Tarjeta Gastos:

  • Icono: flecha hacia abajo (rojo)
  • Monto total de gastos
  • Color de fondo: Rojo claro

• Tarjeta Saldo:

  • Icono: balanza (azul/rojo según el saldo)
  • Saldo calculado (desembolsado - gastos)
  • Color dinámico:
    • Verde si saldo es positivo
    • Rojo si saldo es negativo
    • Azul si saldo es cero

Tabla de Gastos Detallada: Muestra todos los gastos registrados con:

• Número secuencial
• Fecha del gasto
• Tipo de gasto
• Detalle/descripción
• Comprobante (serie-número)
• Archivo adjunto (si existe, con icono PDF)
• Importe (alineado a la derecha, color verde)

Pie de Tabla:

• Total de gastos en negrita

Formulario de Liquidación:

Campo: Tipo de Liquidación (requerido):

• Tipo: Selector desplegable (Select2)
• Validación dinámica según el saldo:
  • Si Saldo > 0 (Positivo):
    • Opciones disponibles:
      • “Ingreso a Caja Chica”: Para devolver el excedente a caja chica
      • “Liquidación Completa”: Para cerrar la liquidación sin devolución
  • Si Saldo < 0 (Negativo):
    • Opciones disponibles:
      • “Realizar Desembolso”: Para solicitar un desembolso adicional
      • “Liquidación Completa”: Para cerrar la liquidación pendiente de desembolso
  • Si Saldo = 0 (Cero):
    • Opción disponible:
      • “Liquidación Completa”: Única opción disponible

Campo: Modalidad de Pago (requerido condicional):

• Tipo: Selector desplegable
• Se muestra solo si:
  • Tipo de liquidación es “Ingreso a Caja Chica” O
  • Tipo de liquidación es “Realizar Desembolso”
• Opciones disponibles:
  • EFECTIVO: Pago en efectivo
  • TRANSFERENCIA: Transferencia bancaria
  • DEPOSITO: Depósito bancario
  • CHEQUE: Cheque
  • Otros medios configurados en el sistema

Campo: Cuenta Bancaria (requerido condicional):

• Tipo: Selector desplegable (Select2)
• Se muestra solo si:
  • Modalidad de pago NO es “EFECTIVO”
• Validación:
  • Si la modalidad no es efectivo, este campo es obligatorio
  • El sistema puede auto-seleccionar la cuenta de caja chica si existe
• Opciones: Lista de cuentas bancarias configuradas

Campo: Número de Operación (requerido condicional):

• Tipo: Campo de texto
• Se muestra solo si:
  • Modalidad de pago NO es “EFECTIVO”
• Validación:
  • Si la modalidad no es efectivo, este campo es obligatorio
  • Puede contener números y letras
• Ejemplo: “001-1234567” o “TRF-2024-001”

Campo: Observaciones:

• Tipo: Área de texto (textarea)
• Opcional
• Útil para documentar información adicional sobre la liquidación

Checkbox de Confirmación (requerido):

• Texto: “Confirmo que estoy seguro de realizar este procedimiento”
• Validación crítica: Debe estar marcado para poder liquidar
• El botón “Liquidar” está deshabilitado hasta que se marque

Botón de Acción:

• Liquidar:
  • Color: Verde
  • Icono: check-circle
  • Estado inicial: Deshabilitado hasta marcar el checkbox
  • Al hacer clic: Muestra spinner “Liquidando…”

Validaciones del Proceso de Liquidación:

1. Validación de formulario HTML5: Verifica campos requeridos

2. Validación de checkbox: Debe estar marcado el checkbox de confirmación

3. Validación de tipo de liquidación: Debe seleccionar un tipo

4. Validación condicional de medio de pago:

   • Si tipo es “Ingreso a Caja Chica” o “Realizar Desembolso”:
     • Medio de pago es obligatorio
     • Si medio NO es “EFECTIVO”:
       • Cuenta bancaria es obligatoria
       • Número de operación es obligatorio

5. Prevención de doble envío: El sistema previene múltiples clics

6. Validación de actividad: Verifica que la actividad no esté ya liquidada

7. Complete todos los campos requeridos según el tipo de liquidación seleccionado

8. Revise cuidadosamente el resumen financiero

9. Marque el checkbox de confirmación

10. Haga clic en Liquidar

11. El sistema procesará la liquidación:

    • Muestra mensaje: “Liquidación realizada correctamente”
    • Genera un código único de liquidación
    • Cierra el modal automáticamente

12. Impresión automática:

    • Si la liquidación se procesó correctamente, se abre automáticamente el PDF de la liquidación
    • Puede imprimir o guardar el documento

13. La actividad desaparece de “Pendientes” y aparece en “Liquidados”

14. Los totales se actualizan automáticamente

4.5. Flujo: Imprimir una Liquidación

1. En la pestaña Liquidados, localice la liquidación que desea imprimir
2. Haga clic en el botón Imprimir (ícono de impresora)
3. Se generará un PDF con la liquidación
4. El PDF se abrirá en una nueva ventana para imprimir o guardar

Alternativa desde Pendientes:

• Si la actividad ya está liquidada pero aún aparece en pendientes, puede usar el botón Imprimir del card

4.6. Flujo: Anular una Liquidación

1. En la pestaña Liquidados, localice la liquidación que desea anular
2. Haga clic en el botón Anular (ícono de X)
3. Se abrirá un mensaje de confirmación
4. Confirme la anulación
5. El sistema anulará la liquidación y la actividad volverá a aparecer en Pendientes

Nota: Solo usuarios con permiso de liquidador pueden anular liquidaciones.

4.7. Flujo: Filtrar Liquidaciones por Fecha

1. En la pestaña Liquidados, use los campos de fecha:
   • Fecha Inicio: Seleccione la fecha inicial
   • Fecha Fin: Seleccione la fecha final
2. Haga clic en el botón Filtrar
3. La tabla se actualizará mostrando solo las liquidaciones del rango de fechas seleccionado

4.8. Flujo: Descargar Archivo de Comprobante

1. En la tabla de gastos, si un gasto tiene archivo asociado, verá un ícono de descarga
2. Haga clic en el ícono de descarga
3. El archivo se descargará automáticamente en su navegador

4.9. Flujo: Imprimir Recibo de Gasto

1. En la tabla de gastos, si un gasto tiene comprobante (serie y número), el comprobante será clickeable
2. Haga clic en el número de comprobante
3. Se generará un PDF con el recibo del gasto
4. El PDF se abrirá en una nueva ventana para imprimir o guardar

5. Validaciones y Restricciones del Sistema

5.1. Validaciones al Registrar Gastos

Validaciones de Campos Requeridos:

• Fecha:

  • No puede estar vacía
  • No puede ser mayor a la fecha actual
  • Formato válido de fecha

• Tipo de Gasto:

  • Debe seleccionar un tipo de la lista
  • No puede estar vacío

• Importe:

  • Debe ser un número válido
  • Debe ser mayor a 0
  • Acepta decimales (ej: 150.50)

Validaciones de Comprobante:

• Si marca “Tiene Comprobante”:
  • Los campos de comprobante se muestran pero NO son obligatorios
  • Si completa serie, debe completar número (y viceversa) para que sea válido
  • El porcentaje de IGV por defecto es 18% pero puede modificarse

Validaciones de Archivo:

• Formatos aceptados: PDF, JPG, PNG (depende de configuración)
• Tamaño máximo: Configurado en el servidor
• Si el archivo es muy grande, el sistema mostrará error

Validaciones de Actividad:

• La actividad debe existir y estar activa
• La actividad NO debe estar liquidada
• El usuario debe tener permisos para registrar gastos en esa actividad

Prevención de Errores:

• El sistema previene el doble envío del formulario
• Muestra spinner mientras procesa
• Valida todos los campos antes de enviar

5.2. Validaciones al Liquidar Actividades

Validaciones Previas:

• La actividad debe tener al menos un gasto registrado
• La actividad NO debe estar ya liquidada
• El usuario debe tener permisos para liquidar

Validaciones del Formulario:

• Tipo de Liquidación:

  • Obligatorio
  • Las opciones disponibles dependen del saldo:
    • Saldo positivo: Solo “Ingreso a Caja Chica” o “Liquidación Completa”
    • Saldo negativo: Solo “Realizar Desembolso” o “Liquidación Completa”
    • Saldo cero: Solo “Liquidación Completa”

• Modalidad de Pago:

  • Obligatorio SOLO si el tipo de liquidación requiere pago
  • Se valida que sea una opción válida de la lista

• Cuenta Bancaria:

  • Obligatorio SOLO si la modalidad NO es “EFECTIVO”
  • Debe ser una cuenta bancaria válida del sistema

• Número de Operación:

  • Obligatorio SOLO si la modalidad NO es “EFECTIVO”
  • No puede estar vacío si se requiere

• Checkbox de Confirmación:

  • CRÍTICO: Debe estar marcado
  • El botón de liquidar está deshabilitado hasta marcarlo
  • Previene liquidaciones accidentales

Validaciones de Saldo:

• El sistema calcula automáticamente: Saldo = Desembolsado - Gastos
• No hay validación que impida liquidar con saldo negativo
• El saldo negativo indica que se necesita un desembolso adicional

Validaciones de Procesamiento:

• Previene doble envío (flag interno)
• Valida que la actividad siga existiendo al momento de liquidar
• Verifica que no haya sido liquidada por otro usuario simultáneamente

5.3. Validaciones al Editar/Eliminar Gastos

Validaciones para Editar:

• El gasto debe existir
• La actividad NO debe estar liquidada
• El usuario debe tener permisos de edición

Validaciones para Eliminar:

• El gasto debe existir
• La actividad NO debe estar liquidada
• El usuario debe tener permisos de eliminación
• Se muestra confirmación antes de eliminar

5.4. Validaciones al Anular Liquidaciones

Restricciones de Permisos:

• SOLO usuarios con permiso de “Liquidador” pueden anular
• El permiso se configura en: Configuración > Rol y Permisos
• Si no tiene el permiso, el botón “Anular” no aparece

Validaciones de Estado:

• La liquidación debe existir
• La liquidación debe estar en estado “LIQUIDADO”
• No se pueden anular liquidaciones ya anuladas

Proceso de Anulación:

• Se muestra confirmación antes de anular
• Al anular, la actividad vuelve a “Pendientes”
• Los gastos vuelven a estar disponibles para edición
• Se genera un registro de la anulación

5.5. Estados de Actividades y Gastos

Estados de Actividad:

• PENDIENTE: Actividad con gastos pero no liquidada
• LIQUIDADA: Actividad que ha sido liquidada
• ANULADA: Liquidación que fue anulada (vuelve a pendiente)

Estados de Gastos:

• REGISTRADO: Gasto normal registrado
• ASOCIADO A ACTIVIDAD LIQUIDADA: No se puede editar/eliminar

6. Buenas prácticas de uso

• Registre gastos inmediatamente: Registre los gastos tan pronto como ocurran para mantener un control actualizado
• Asocie comprobantes siempre: Marque “Tiene Comprobante” y complete los datos para facilitar la auditoría
• Suba archivos de comprobantes: Los archivos PDF o imágenes son esenciales para la documentación
• Use tipos de gasto correctos: Seleccione el tipo apropiado para facilitar reportes y clasificación
• Revise antes de liquidar:
  • Expanda todos los cards y revise cada gasto
  • Verifique que los montos sean correctos
  • Confirme que todos los comprobantes estén asociados
• Documente diferencias: Si el saldo es negativo o hay discrepancias, use el campo de observaciones
• Liquide oportunamente: No acumule muchas actividades pendientes; liquide regularmente
• Revise saldos cuidadosamente:
  • Saldo positivo: Dinero sobrante que debe devolverse
  • Saldo negativo: Dinero faltante que requiere desembolso adicional
• Use el tipo de liquidación correcto:
  • Si hay saldo positivo y quiere devolverlo: Use “Ingreso a Caja Chica”
  • Si hay saldo negativo: Use “Realizar Desembolso” para solicitar más dinero
  • Si todo está correcto: Use “Liquidación Completa”
• Complete datos bancarios cuando aplique: Si usa transferencia o depósito, complete cuenta y número de operación
• Guarde los PDFs de liquidación: Los documentos generados son importantes para archivo

7. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No puedo agregar un gasto a una actividad

Causa probable: La actividad puede estar liquidada o no tener los permisos necesarios.

Cómo resolverlo:

• Verifique que la actividad esté en la pestaña “Pendientes” y no en “Liquidados”
• Si la actividad está liquidada, debe anular la liquidación primero
• Verifique que tenga permisos para registrar gastos

El saldo muestra un valor negativo

Causa probable: Los gastos registrados superan el monto desembolsado.

Cómo resolverlo:

• Revise todos los gastos registrados
• Verifique que los montos estén correctos
• Si el gasto es legítimo, puede ser necesario un desembolso adicional
• Documente la razón del saldo negativo

No puedo liquidar una actividad

Causa probable: Puede haber validaciones que impiden la liquidación o falta de permisos.

Cómo resolverlo:

• Verifique que tenga permisos para liquidar actividades
• Asegúrese de que todos los campos requeridos estén completos
• Revise que no haya procesos pendientes relacionados
• Contacte al administrador si el problema persiste

No aparece el botón de anular liquidación

Causa probable: No tiene permisos de liquidador.

Cómo resolverlo:

• Solo usuarios con permiso de liquidador pueden anular liquidaciones
• Contacte al administrador si necesita este permiso
• Si tiene el permiso y no aparece, recargue la página

El archivo del comprobante no se sube

Causa probable: El archivo puede ser muy grande o no ser un formato válido.

Cómo resolverlo:

• Verifique que el archivo sea un formato válido (PDF, imagen, etc.)
• Reduzca el tamaño del archivo si es muy grande
• Intente con otro archivo para verificar si el problema es específico

Los filtros de fecha no funcionan

Causa probable: Puede haber un problema con el formato de fecha o la aplicación de filtros.

Cómo resolverlo:

• Asegúrese de seleccionar ambas fechas (inicio y fin)
• Use el formato de fecha correcto (generalmente DD/MM/YYYY)
• Haga clic en el botón “Filtrar” después de seleccionar las fechas
• Recargue la página si el problema persiste

No puedo editar o eliminar un gasto

Causa probable: La actividad puede estar liquidada.

Cómo resolverlo:

• Solo se pueden editar o eliminar gastos de actividades no liquidadas
• Si la actividad está liquidada, debe anular la liquidación primero
• Verifique que la actividad esté en la pestaña “Pendientes”

El comprobante no es clickeable para imprimir

Causa probable: El gasto no tiene serie y número de comprobante registrados.

Cómo resolverlo:

• Edite el gasto y marque el checkbox “Tiene Comprobante”
• Complete los campos “Serie Comprobante” y “Número Comprobante”
• Guarde los cambios
• El comprobante quedará disponible para imprimir (aparecerá en color verde y será clickeable)

El sistema no me permite seleccionar un tipo de liquidación

Causa probable: Las opciones de tipo de liquidación dependen del saldo de la actividad.

Cómo resolverlo:

• Revise el saldo mostrado en el card de la actividad
• Si el saldo es positivo: Solo verá “Ingreso a Caja Chica” y “Liquidación Completa”
• Si el saldo es negativo: Solo verá “Realizar Desembolso” y “Liquidación Completa”
• Si el saldo es cero: Solo verá “Liquidación Completa”
• Esta es una validación del sistema para asegurar el flujo correcto

El campo “Modalidad de Pago” no aparece

Causa probable: Solo aparece cuando el tipo de liquidación requiere información de pago.

Cómo resolverlo:

• Seleccione primero un “Tipo de Liquidación”
• Si selecciona “Ingreso a Caja Chica” o “Realizar Desembolso”, aparecerá el campo
• Si selecciona “Liquidación Completa”, el campo no aparece porque no requiere pago

El campo “Cuenta Bancaria” aparece pero no puedo seleccionar ninguna

Causa probable: No hay cuentas bancarias configuradas o no tiene permisos.

Cómo resolverlo:

• Verifique que existan cuentas bancarias en: Configuración > Cuentas Bancarias
• Si no hay cuentas, debe crearlas primero
• Si hay cuentas pero no aparecen, verifique sus permisos
• Si la modalidad es “EFECTIVO”, este campo no debería aparecer

El botón “Liquidar” está deshabilitado

Causa probable: No ha marcado el checkbox de confirmación o faltan campos requeridos.

Cómo resolverlo:

• Marque el checkbox que dice “Confirmo que estoy seguro de realizar este procedimiento”
• Verifique que todos los campos requeridos estén completos
• El botón se habilitará automáticamente cuando se cumplan las condiciones

La actividad no aparece después de liquidar

Causa probable: Se movió automáticamente a la pestaña “Liquidados”.

Cómo resolverlo:

• Cambie a la pestaña “Liquidados” (segunda pestaña, icono de check-circle)
• Use los filtros de fecha si es necesario para encontrarla
• La actividad debería aparecer en la tabla de liquidados

No puedo ver los gastos de una actividad

Causa probable: El card no está expandido o no hay gastos registrados.

Cómo resolverlo:

• Haga clic en el botón “Ver Detalles” del card
• El card se expandirá mostrando la tabla de gastos
• Si no hay gastos, verá el mensaje “No hay gastos registrados”
• Si hay gastos pero no aparecen, recargue la página

El PDF de liquidación no se abre automáticamente

Causa probable: El navegador puede estar bloqueando ventanas emergentes.

Cómo resolverlo:

• Permita ventanas emergentes para este sitio
• Use el botón “Imprimir” en la pestaña “Liquidados” para generar el PDF manualmente
• Verifique la configuración de su navegador para permitir pop-ups

8. Recomendaciones finales

• Mantenga registros precisos: El control de gastos operativos requiere precisión; registre todos los gastos con sus comprobantes
• Revise regularmente: Revise las actividades pendientes regularmente para mantener el control actualizado
• Liquide oportunamente: No deje actividades pendientes de liquidar por mucho tiempo
• Documente excepciones: Si hay diferencias o situaciones especiales, documente la razón en las observaciones
• Mantenga archivos: Suba los archivos de comprobantes para facilitar la auditoría
• Coordine con otras áreas: Asegúrese de que los gastos se registren correctamente y se reflejen en la contabilidad
• Use tipos de gasto consistentes: Mantenga una clasificación consistente de gastos para facilitar los reportes