Caja Chica

1. Descripción general

El módulo de Caja Chica permite gestionar el fondo de caja chica de la organización. Permite aperturar cajas, registrar ingresos y egresos, y cerrar cajas cuando sea necesario, facilitando el control del efectivo disponible para gastos menores.

Este módulo está dirigido a usuarios de tesorería y personal autorizado que maneja el fondo de caja chica de la organización.

2. Acceso al módulo

Para acceder al módulo de Caja Chica:

Ubicación en el menú lateral (Sidebar):
- Módulo principal: Tesoreria (ícono de monedas)
- Submenú: Caja Chica
- Ruta directa: #/tesoreria/caja_chica
Permisos requeridos:
- Permisos básicos de tesorería para ver y gestionar caja chica
- Permisos para aperturar, registrar movimientos y cerrar caja
- Los permisos se configuran en el módulo de Configuración > Rol y Permisos
Indicadores visuales:
- El módulo aparece en el menú lateral bajo la sección “Tesoreria”
- Si no tiene permisos, el módulo no será visible en su menú

3. Pantallas y componentes principales

El módulo se organiza en dos pestañas principales en la parte superior:

3.1. Pestaña: Caja Chica

Esta es la pestaña principal y muestra diferentes vistas según el estado de la caja.

3.1.1. Vista: Aperturar Caja Chica

Se muestra automáticamente cuando NO hay una caja abierta. Permite crear una nueva caja chica.

Formulario de Apertura:

Campos del formulario:

Fecha de Apertura (requerido):
- Tipo: Campo de fecha
- Valor por defecto: Fecha actual
- Validación: No puede ser mayor a la fecha actual
- Formato: DD/MM/YYYY o selector de calendario
Saldo Inicial (requerido):
- Tipo: Campo numérico
- Validación: Debe ser mayor a 0
- Formato: Decimales permitidos (ej: 500.00)
- Prefijo: S/ (Soles)
- Saldo Sugerido:
  - El sistema puede mostrar un saldo sugerido basado en cajas anteriores
  - Es solo una referencia, puede modificarse
  - Si no hay historial, este campo no aparece
Usuario:
- Se muestra automáticamente el nombre del usuario que apertura
- No es editable
- Se toma de la sesión actual

Botón de Acción:

Aperturar:
- Crea una nueva caja chica con el saldo inicial
- Muestra spinner mientras procesa
- Previene doble envío

Validaciones:

Fecha no puede ser futura
Saldo inicial debe ser mayor a 0
No puede haber otra caja abierta simultáneamente

3.1.2. Vista: Registros de Caja Abierta

Se muestra automáticamente cuando SÍ hay una caja chica activa. Muestra el resumen financiero y todos los movimientos.

Panel de Resumen Financiero (4 tarjetas):

Saldo Inicial:
- Icono: Billete o moneda
- Monto: Saldo con el que se aperturó la caja
- Color: Azul o neutro
- Se muestra en formato: “S/ 1,500.00”
Total Ingresos:
- Icono: Flecha hacia arriba o signo más
- Monto: Suma de todos los ingresos registrados
- Color: Verde (#059669)
- Se muestra en formato: “S/ 500.00”
- Se actualiza automáticamente al registrar ingresos
Total Egresos:
- Icono: Flecha hacia abajo o signo menos
- Monto: Suma de todos los egresos registrados
- Color: Rojo (#dc2626)
- Se muestra en formato: “S/ 800.00”
- Se actualiza automáticamente al registrar egresos
Saldo Actual:
- Icono: Balanza o calculadora
- Monto: Saldo disponible actual (Saldo Inicial + Ingresos - Egresos)
- Color dinámico:
  - Verde si es positivo o cero
  - Rojo si es negativo
- Se muestra en formato: “S/ 1,200.00”
- Se actualiza en tiempo real

Botones de Acción Principales:

Nuevo Ingreso:
- Color: Verde
- Icono: Plus-circle o arrow-down
- Abre modal para registrar un ingreso
Nuevo Egreso:
- Color: Naranja o rojo
- Icono: Minus-circle o arrow-up
- Abre modal para registrar un egreso
Cerrar Caja:
- Color: Rojo o gris
- Icono: Lock o check-circle
- Abre modal para cerrar la caja
Actualizar:
- Color: Azul o gris
- Icono: Refresh o sync
- Recarga los datos y actualiza los totales

Tabla de Movimientos (DataTable):

La tabla muestra todos los movimientos (ingresos y egresos) con las siguientes columnas:

Acciones (ancho: 120px):
- Imprimir: Botón amarillo con icono de impresora
  - Genera PDF del registro individual
- Ver Archivos: Botón azul con icono de clip (solo si hay archivos)
  - Muestra archivos adjuntos o de comprobante
- Anular: Botón rojo con icono de ban (solo si no está anulado/liquidado)
  - Anula el movimiento (solo si estado es REGISTRADO)
Correlativo (ancho: 120px):
- Formato: “SERIE-NÚMERO”
- Ejemplo: “CC-001”, “CC-002”
- Se genera automáticamente
Estado (ancho: 110px):
- REGISTRADO: Badge verde con icono de check
- ANULADO: Badge rojo con icono de ban
- LIQUIDADO: Badge azul con icono de check-circle
Fecha (ancho: 110px):
- Fecha del movimiento
- Formato: DD/MM/YYYY
Tipo (ancho: 140px):
- INGRESO: Badge verde con icono de flecha hacia abajo
- EGRESO: Badge rojo con icono de flecha hacia arriba
Concepto (ancho: 260px):
- Descripción del movimiento
- Texto completo con tooltip si es largo
Monto (ancho: 130px, alineado a la derecha):
- Ingresos: Prefijo ”+” y color verde
- Egresos: Prefijo ”-” y color rojo
- Formato: ”+ S/ 500.00” o ”- S/ 200.00”
Beneficiario (ancho: 220px):
- Persona o entidad que recibe el pago (para egresos)
- O nombre del usuario (para ingresos)
- Texto completo con tooltip
Usuario (ancho: 180px):
- Usuario que registró el movimiento
- Texto completo con tooltip
Medio Pago (ancho: 120px):
- EFECTIVO, TRANSFERENCIA, DEPOSITO, CHEQUE, etc.
- Solo para egresos con modalidad diferente a efectivo
N° Operación (ancho: 130px):
- Número de operación bancaria
- Solo para pagos no en efectivo
Cuenta Bancaria (ancho: 180px):
- Nombre de la cuenta bancaria utilizada
- Solo para pagos no en efectivo
Centro Costos (ancho: 180px):
- Centro de costos asociado al egreso
- Solo para egresos
Comprobante (ancho: 150px):
- Formato: “SERIE-NÚMERO” del comprobante
- Solo si el egreso tiene comprobante asociado
% IGV (ancho: 90px, alineado a la derecha):
- Porcentaje de IGV del comprobante
- Formato: “18.00%”
- Solo si hay comprobante
Liquidable (ancho: 110px):
- Sí: Badge verde con check (el egreso puede liquidarse)
- No: Badge gris con X (el egreso no es liquidable)
Observaciones (ancho: 250px):
- Notas adicionales del movimiento
- Texto completo con tooltip

Características de la Tabla:

Ordenamiento: Por defecto ordena por fecha descendente (más recientes primero)
Búsqueda: Campo de búsqueda para filtrar movimientos
Paginación: Deshabilitada (muestra todos los registros)
Scroll horizontal: Si hay muchas columnas
Actualización automática: Al registrar nuevos movimientos

3.2. Pestaña: Registro de Caja Chica

Pestaña secundaria que permite consultar el historial de cajas chicas cerradas.

Funcionalidad:

Muestra todas las cajas chicas que han sido cerradas
Permite consultar movimientos históricos
Útil para auditorías y reportes

Información mostrada:

Fechas de apertura y cierre de cada caja
Saldos iniciales y finales
Resumen de movimientos por caja
Filtros de búsqueda (si están disponibles)

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Aperturar una Caja Chica

Acceda al módulo Tesoreria > Caja Chica desde el menú lateral
Asegúrese de estar en la pestaña Caja Chica (primera pestaña, icono de caja registradora)
El sistema verifica automáticamente si hay una caja abierta:
- Si NO hay caja abierta: Verá el formulario de apertura
- Si SÍ hay caja abierta: Verá directamente “Registros de Caja Abierta” (pase al flujo 4.2)

Formulario de Apertura - Detalles Completos:

Campo: Fecha de Apertura (requerido):

Se completa automáticamente con la fecha actual
Puede modificarse si es necesario
Validación: No puede ser una fecha futura
El campo tiene un atributo max que limita a la fecha actual

Campo: Saldo Inicial (requerido):

Campo numérico para ingresar el monto
Saldo Sugerido:
- Si existe historial de cajas anteriores, el sistema puede mostrar un saldo sugerido
- Aparece como valor prellenado o como referencia
- Puede modificarse libremente
- Si no hay historial, este campo no aparece
Validación:
- Debe ser un número válido
- Debe ser mayor a 0
- Acepta decimales (ej: 500.50)

Campo: Usuario:

Se muestra automáticamente el nombre completo del usuario actual
Formato: “Nombre Apellido”
No es editable
Se toma de la sesión: GLOBAL.usuario.nombre y GLOBAL.usuario.apellido

Validaciones del Formulario:

Fecha no puede estar vacía
Fecha no puede ser mayor a la fecha actual
Saldo inicial debe ser mayor a 0
No puede haber otra caja abierta simultáneamente (validación del servidor)

Proceso de Apertura: 4. Revise el saldo sugerido (si aparece) o ingrese el saldo inicial manualmente 5. Verifique que la fecha sea correcta 6. Haga clic en el botón Aperturar

El botón muestra un spinner mientras procesa
Se previene el doble envío

El sistema procesa la apertura:
- Crea el registro de caja chica
- Asigna un ID único
- Establece el estado como “ABIERTA”
- Guarda la fecha y saldo inicial
Muestra mensaje de confirmación:
- Éxito: “Caja chica aperturada correctamente” (verde)
- Error: Mensaje específico del error (rojo)
La vista cambia automáticamente a “Registros de Caja Abierta”
Se cargan los totales iniciales:
- Saldo Inicial: El monto ingresado
- Total Ingresos: S/ 0.00
- Total Egresos: S/ 0.00
- Saldo Actual: Igual al saldo inicial

4.2. Flujo: Registrar un Ingreso

Con la caja abierta, en la vista “Registros de Caja Abierta”
Verifique que el saldo actual sea visible en el panel de resumen
Haga clic en el botón Nuevo Ingreso (verde, icono de plus-circle)
Se abrirá un modal con el formulario de ingreso

Modal de Registro de Ingreso - Formulario Completo:

*Campos Requeridos (marcados con asterisco ):

Fecha Movimiento (requerido):
- Tipo: Campo de fecha
- Valor por defecto: Fecha actual
- Validación: No puede ser mayor a la fecha actual
- Formato: DD/MM/YYYY o selector de calendario
- Atributo max: Limitado a fecha actual
Modalidad de Pago (requerido):
- Tipo: Selector desplegable (Select2)
- Opciones disponibles:
  - EFECTIVO: Ingreso en efectivo
  - TRANSFERENCIA: Transferencia bancaria
  - DEPOSITO: Depósito bancario
  - CHEQUE: Cheque
  - Otros medios configurados
- Validación condicional:
  - Si selecciona “EFECTIVO”: No se muestran campos bancarios
  - Si selecciona otro medio: Se muestran campos bancarios (obligatorios)
Motivo (requerido):
- Tipo: Campo de texto
- Descripción del ingreso
- Ejemplos: “Reembolso de gasto”, “Depósito adicional”, “Ingreso por venta”, etc.
- Sin límite de caracteres visible
Importe (requerido):
- Tipo: Campo numérico
- Validación: Debe ser mayor a 0
- Formato: Decimales permitidos (ej: 500.50)
- Prefijo: S/ (Soles)

Campos Condicionales (aparecen si modalidad NO es EFECTIVO):

Cuenta Bancaria (requerido si modalidad no es EFECTIVO):
- Tipo: Selector desplegable (Select2)
- Se muestra solo si la modalidad no es “EFECTIVO”
- Opciones: Lista de cuentas bancarias configuradas
- Validación: Obligatorio si modalidad no es efectivo
Número de Operación (requerido si modalidad no es EFECTIVO):
- Tipo: Campo de texto
- Se muestra solo si la modalidad no es “EFECTIVO”
- Ejemplo: “001-1234567”, “TRF-2024-001”
- Validación: Obligatorio si modalidad no es efectivo
- Puede contener números y letras

Campos Opcionales:

Observaciones:
- Tipo: Área de texto (textarea)
- Notas adicionales sobre el ingreso
- Sin límite de caracteres visible

Validaciones del Formulario:

Todos los campos requeridos deben estar completos
La fecha no puede ser futura
El importe debe ser mayor a 0
Si la modalidad no es “EFECTIVO”:
- Cuenta bancaria es obligatoria
- Número de operación es obligatorio
Previene doble envío (flag interno)

Proceso de Guardado: 5. Complete todos los campos requeridos 6. Si la modalidad no es efectivo, complete los datos bancarios 7. Revise que todos los datos sean correctos 8. Haga clic en Guardar Ingreso

El botón muestra spinner “Guardando…”
Se deshabilita para prevenir doble clic

El sistema procesa el ingreso:
- Genera un correlativo automático (serie-número)
- Registra el movimiento como tipo “INGRESO”
- Actualiza el saldo actual de la caja
- Asocia el usuario que registra
Muestra mensaje de confirmación:
- Éxito: “Ingreso registrado correctamente” (verde)
- Error: Mensaje específico del error (rojo)
El modal se cierra automáticamente
La tabla se actualiza mostrando el nuevo ingreso:
- Aparece en la parte superior (orden por fecha descendente)
- Tipo: Badge verde “INGRESO”
- Monto: ”+ S/ [monto]” en color verde
Los totales se actualizan automáticamente:
- Total Ingresos: Se incrementa
- Saldo Actual: Se incrementa

4.3. Flujo: Registrar un Egreso

Con la caja abierta, en la vista “Registros de Caja Abierta”
Verifique el Saldo Actual disponible antes de registrar el egreso
Haga clic en el botón Nuevo Egreso (naranja/rojo, icono de minus-circle)
Se abrirá un modal grande con el formulario de egreso

Modal de Registro de Egreso - Formulario Completo:

*Campos Requeridos (marcados con asterisco ):

Fecha Movimiento (requerido):
- Tipo: Campo de fecha
- Valor por defecto: Fecha actual
- Validación: No puede ser mayor a la fecha actual
- Formato: DD/MM/YYYY o selector de calendario
- Atributo max: Limitado a fecha actual
Modalidad de Pago (requerido):
- Tipo: Selector desplegable (Select2)
- Opciones disponibles:
  - EFECTIVO: Pago en efectivo
  - TRANSFERENCIA: Transferencia bancaria
  - DEPOSITO: Depósito bancario
  - CHEQUE: Cheque
  - Otros medios configurados
- Validación condicional:
  - Si selecciona “EFECTIVO”: No se muestran campos bancarios
  - Si selecciona otro medio: Se muestran campos bancarios (obligatorios)
Motivo (requerido):
- Tipo: Campo de texto
- Descripción del egreso
- Ejemplos: “Compra de materiales”, “Pago de servicio”, “Gasto operativo”, etc.
- Sin límite de caracteres visible
Centro de Costos (requerido):
- Tipo: Selector desplegable (Select2)
- Opciones: Lista de centros de costos configurados
- Validación: Debe seleccionar un centro de costos
- Se carga desde: configuracion/centroCosto
Tipo de Beneficiario (requerido):
- Tipo: Selector desplegable
- Opciones:
  - PERSONAL: Personal de la empresa
  - PROVEEDOR: Proveedor externo
- Validación condicional:
  - Si selecciona “PERSONAL”: Aparece selector de personal
  - Si selecciona “PROVEEDOR”: Aparecen campos para buscar/crear proveedor
Personal (requerido si tipo es PERSONAL):
- Tipo: Selector desplegable (Select2)
- Se muestra solo si tipo de beneficiario es “PERSONAL”
- Opciones: Lista de personal activo
- Validación: Obligatorio si tipo es PERSONAL
Proveedor (requerido si tipo es PROVEEDOR):
- RUC Proveedor: Campo de texto numérico
  - Si ingresa RUC y presiona Enter, busca automáticamente
  - Búsqueda: Consulta RENIEC/SUNAT
- Razón Social: Campo de texto
  - Se completa automáticamente si busca por RUC
  - Puede ingresarse manualmente
- Botón “Nuevo Proveedor”: Crea un proveedor nuevo si no existe
- Validación: RUC y Razón Social obligatorios si tipo es PROVEEDOR
Importe (requerido):
- Tipo: Campo numérico
- Validación:
  - Debe ser mayor a 0
  - Validación de saldo: El sistema puede validar que haya saldo suficiente (depende de configuración)
- Formato: Decimales permitidos (ej: 200.50)
- Prefijo: S/ (Soles)

Campos Opcionales:

Actividad:
- Tipo: Selector desplegable (Select2)
- Opciones: Lista de actividades disponibles
- Botón “Nueva Actividad”: Crea una actividad nueva si no existe
- Útil para asociar el egreso a una actividad específica
Liquidable (Checkbox):
- Marca si el egreso puede ser liquidado posteriormente
- Por defecto: Marcado
- Si está marcado: El egreso aparecerá en módulos de liquidación
- Si no está marcado: El egreso no será liquidable
Tiene Comprobante (Checkbox):
- Si marca esta opción, se muestran campos adicionales:
  - Tipo de Comprobante: Selector (Factura, Boleta, Recibo, etc.)
  - Serie Comprobante: Campo de texto
  - Número Comprobante: Campo numérico
  - Porcentaje IGV: Campo numérico (por defecto 18%)
- Los campos de comprobante NO son obligatorios aunque marque el checkbox
Archivo Adjunto:
- Tipo: Selector de archivo
- Formatos aceptados: PDF, imágenes (JPG, PNG)
- Tamaño máximo: Depende de la configuración del servidor
- Se almacena en: caja_chica/
Archivo Comprobante:
- Tipo: Selector de archivo
- Similar al archivo adjunto
- Para subir el comprobante escaneado
Observaciones:
- Tipo: Área de texto (textarea)
- Notas adicionales sobre el egreso
- Sin límite de caracteres visible

Campos Condicionales (aparecen si modalidad NO es EFECTIVO):

Cuenta Bancaria (requerido si modalidad no es EFECTIVO):
- Tipo: Selector desplegable (Select2)
- Se muestra solo si la modalidad no es “EFECTIVO”
- Opciones: Lista de cuentas bancarias configuradas
- Validación: Obligatorio si modalidad no es efectivo
Número de Operación (requerido si modalidad no es EFECTIVO):
- Tipo: Campo de texto
- Se muestra solo si la modalidad no es “EFECTIVO”
- Ejemplo: “001-1234567”, “TRF-2024-001”
- Validación: Obligatorio si modalidad no es efectivo

Validaciones del Formulario:

Todos los campos requeridos deben estar completos
La fecha no puede ser futura
El importe debe ser mayor a 0
Si tipo de beneficiario es “PERSONAL”: Debe seleccionar personal
Si tipo de beneficiario es “PROVEEDOR”: Debe completar RUC y Razón Social
Si la modalidad no es “EFECTIVO”:
- Cuenta bancaria es obligatoria
- Número de operación es obligatorio
Centro de costos es siempre obligatorio
Previene doble envío (flag interno)

Proceso de Guardado: 5. Complete todos los campos requeridos 6. Seleccione el tipo de beneficiario y complete según corresponda:

Si es PERSONAL: Seleccione de la lista
Si es PROVEEDOR: Busque por RUC o ingrese manualmente

Si la modalidad no es efectivo, complete los datos bancarios
Si tiene comprobante, marque el checkbox y complete los datos
Revise que todos los datos sean correctos
Haga clic en Guardar Egreso
- El botón muestra spinner “Guardando…”
- Se deshabilita para prevenir doble clic
El sistema procesa el egreso:
- Genera un correlativo automático (serie-número)
- Registra el movimiento como tipo “EGRESO”
- Actualiza el saldo actual de la caja (resta el monto)
- Asocia el usuario que registra
- Si tiene actividad, la asocia
Muestra mensaje de confirmación:
- Éxito: “Egreso registrado correctamente” (verde)
- Error: Mensaje específico del error (rojo)
- Si hay error de saldo: “Saldo insuficiente” (rojo)
El modal se cierra automáticamente
La tabla se actualiza mostrando el nuevo egreso:
- Aparece en la parte superior (orden por fecha descendente)
- Tipo: Badge rojo “EGRESO”
- Monto: ”- S/ [monto]” en color rojo
Los totales se actualizan automáticamente:
- Total Egresos: Se incrementa
- Saldo Actual: Se decrementa

4.4. Flujo: Cerrar la Caja Chica

Con la caja abierta, en la vista “Registros de Caja Abierta”
Revise cuidadosamente el Saldo Actual mostrado en el panel de resumen
Verifique que todos los movimientos estén registrados correctamente
Haga clic en el botón Cerrar Caja (rojo/gris, icono de lock)
Se abrirá un modal grande con el resumen y formulario de cierre

Modal de Cierre de Caja - Estructura Completa:

Sección Superior - Resumen Financiero:

Muestra 4 tarjetas con el resumen completo:

Saldo Inicial:
- Monto con el que se aperturó la caja
- Color: Azul o neutro
- Formato: “S/ 1,500.00”
Total Ingresos:
- Suma de todos los ingresos registrados
- Color: Verde
- Formato: “S/ 500.00”
Total Egresos:
- Suma de todos los egresos registrados
- Color: Rojo
- Formato: “S/ 800.00”
Saldo Final:
- Cálculo: Saldo Inicial + Ingresos - Egresos
- Color dinámico:
  - Verde si es positivo o cero
  - Rojo si es negativo
- Formato: “S/ 1,200.00”
- Este es el saldo que debe coincidir con el efectivo físico

Formulario de Cierre:

Campo: Fecha de Cierre (requerido):

Tipo: Campo de fecha
Valor por defecto: Fecha actual
Validación: No puede ser menor a la fecha de apertura
No puede ser mayor a la fecha actual

Campo: Saldo Físico (requerido):

Tipo: Campo numérico
IMPORTANTE: Debe ingresar el saldo real en efectivo que tiene físicamente
Validación: Debe ser un número válido (puede ser negativo)
Formato: Decimales permitidos
Diferencia: El sistema calculará automáticamente la diferencia entre saldo final y saldo físico

Campo: Diferencia:

Tipo: Campo calculado automáticamente
Cálculo: Saldo Final - Saldo Físico
Color dinámico:
- Verde si diferencia = 0 (coincide)
- Rojo si diferencia ≠ 0 (hay diferencia)
Si hay diferencia: Debe documentar la razón en observaciones

Campo: Observaciones:

Tipo: Área de texto (textarea)
Recomendado: Documente cualquier diferencia o situación especial
Ejemplos: “Diferencia por billete falso”, “Falta de caja por error”, etc.

Checkbox de Confirmación (requerido):

Texto: “Confirmo que estoy seguro de cerrar esta caja”
Validación crítica: Debe estar marcado para poder cerrar
El botón “Confirmar Cierre” está deshabilitado hasta que se marque
Previene cierres accidentales

Botón de Acción:

Confirmar Cierre:
- Color: Rojo o verde
- Icono: Lock o check-circle
- Estado inicial: Deshabilitado hasta marcar checkbox
- Al hacer clic: Muestra spinner “Cerrando…”

Validaciones del Proceso de Cierre:

Validación de formulario HTML5: Verifica campos requeridos
Validación de checkbox: Debe estar marcado el checkbox de confirmación
Validación de fecha: Fecha de cierre válida
Validación de saldo físico: Debe ser un número válido
Prevención de doble envío: El sistema previene múltiples clics
Validación de caja: Verifica que la caja siga abierta al momento de cerrar

Proceso de Cierre: 6. Revise cuidadosamente el resumen financiero mostrado 7. Ingrese el Saldo Físico real que tiene en efectivo 8. Revise la Diferencia calculada:

Si diferencia = 0: Todo está correcto
Si diferencia ≠ 0: Documente la razón en observaciones

Complete las observaciones si hay diferencias o situaciones especiales
Marque el checkbox de confirmación
Haga clic en Confirmar Cierre
El sistema procesa el cierre:
- Cambia el estado de la caja a “CERRADA”
- Registra la fecha de cierre
- Guarda el saldo físico y la diferencia
- Genera un registro de cierre
- Genera automáticamente un PDF del cierre de caja
Muestra mensaje de confirmación:
- Éxito: “Caja chica cerrada correctamente” (verde)
- Error: Mensaje específico del error (rojo)
Impresión automática:
- Se abre automáticamente el PDF del cierre de caja
- Puede imprimir o guardar el documento
El modal se cierra automáticamente
La vista cambia automáticamente a “Aperturar Caja Chica”
Puede aperturar una nueva caja cuando lo necesite

4.5. Flujo: Editar un Movimiento

Nota importante: La edición de movimientos puede estar limitada según la configuración del sistema. En muchos casos, se debe anular y crear uno nuevo.

En la tabla de movimientos, localice el movimiento que desea editar
Verifique el estado del movimiento:
- Si está “REGISTRADO”: Puede intentar editar (si está disponible)
- Si está “ANULADO” o “LIQUIDADO”: No se puede editar
Si hay opción de editar:
- Haga clic en el botón de editar (si existe)
- Se abrirá el mismo formulario prellenado
- Modifique los campos necesarios
- Guarde los cambios
Si no hay opción de editar:
- Anule el movimiento incorrecto
- Registre un nuevo movimiento con los datos correctos
- Documente la razón en el concepto

4.6. Flujo: Anular un Movimiento

En la tabla de movimientos, localice el movimiento que desea anular
Verifique que el estado sea “REGISTRADO” (no se pueden anular movimientos ya anulados o liquidados)
Haga clic en el botón Anular (rojo, icono de ban) en la columna de acciones
Se mostrará un mensaje de confirmación:
- Para INGRESOS: “¿Está seguro de anular este ingreso?”
- Para EGRESOS: “¿Está seguro de anular este egreso?”
- Mensaje: “Esta acción no se puede deshacer”
Confirme la anulación
El sistema procesa la anulación:
- Cambia el estado a “ANULADO”
- Actualiza el saldo automáticamente:
  - Si era INGRESO: Resta el monto del saldo
  - Si era EGRESO: Suma el monto al saldo
- El movimiento aparece con badge rojo “ANULADO”
Los totales se actualizan automáticamente
El movimiento anulado ya no puede modificarse

4.7. Flujo: Imprimir un Registro Individual

En la tabla de movimientos, localice el movimiento que desea imprimir
Haga clic en el botón Imprimir (amarillo, icono de impresora) en la columna de acciones
Se generará un PDF con el registro individual del movimiento
El PDF se abrirá en una nueva ventana para imprimir o guardar
El documento incluye:
- Información de la caja chica
- Datos del movimiento (tipo, concepto, monto, etc.)
- Información del beneficiario
- Comprobante si existe
- Firma y sello si aplica

4.8. Flujo: Ver Archivos Adjuntos

En la tabla de movimientos, si un movimiento tiene archivos, verá el botón Ver Archivos (azul, icono de clip)
Haga clic en el botón
Se mostrará un mensaje listando los archivos disponibles:
- Archivo adjunto (si existe)
- Archivo comprobante (si existe)
Confirme si desea abrir los archivos
Los archivos se abrirán en nuevas pestañas del navegador
Puede descargar o visualizar los archivos

4.9. Flujo: Consultar Historial de Cajas

Acceda a la pestaña Registro de Caja Chica (segunda pestaña, icono de libro)
Se mostrará el historial de cajas chicas cerradas
Puede ver:
- Fechas de apertura y cierre de cada caja
- Saldos iniciales y finales
- Resumen de movimientos por caja
- Diferencia entre saldo calculado y saldo físico
Use los filtros o búsqueda si están disponibles para encontrar cajas específicas
Puede hacer clic en una caja para ver más detalles o imprimir el cierre

5. Validaciones y Restricciones del Sistema

5.1. Validaciones al Aperturar Caja

Validaciones de Campos:

Fecha de Apertura:
- No puede estar vacía
- No puede ser mayor a la fecha actual
- Formato válido de fecha
Saldo Inicial:
- Debe ser un número válido
- Debe ser mayor a 0
- Acepta decimales

Validaciones del Sistema:

No puede haber dos cajas abiertas simultáneamente:
- El sistema valida que no exista otra caja en estado “ABIERTA”
- Si intenta aperturar con otra caja abierta, mostrará error
- Debe cerrar la caja anterior primero

Validaciones de Permisos:

El usuario debe tener permisos para aperturar cajas
Se registra automáticamente el usuario que apertura

5.2. Validaciones al Registrar Ingresos

Validaciones de Campos Requeridos:

Fecha Movimiento:
- No puede estar vacía
- No puede ser mayor a la fecha actual
Modalidad de Pago:
- Debe seleccionar una opción de la lista
- No puede estar vacío
Motivo:
- No puede estar vacío
- Debe tener al menos un carácter
Importe:
- Debe ser un número válido
- Debe ser mayor a 0
- Acepta decimales

Validaciones Condicionales:

Si modalidad NO es “EFECTIVO”:
- Cuenta bancaria es obligatoria
- Número de operación es obligatorio
- Ambos campos deben estar completos

Validaciones del Sistema:

Debe existir una caja abierta
El movimiento se asocia automáticamente a la caja abierta
Se genera correlativo automáticamente (serie-número)
Se actualiza el saldo automáticamente

5.3. Validaciones al Registrar Egresos

Validaciones de Campos Requeridos:

Fecha Movimiento:
- No puede estar vacía
- No puede ser mayor a la fecha actual
Modalidad de Pago:
- Debe seleccionar una opción de la lista
Motivo:
- No puede estar vacío
Centro de Costos:
- Debe seleccionar un centro de costos de la lista
- Es siempre obligatorio
Tipo de Beneficiario:
- Debe seleccionar “PERSONAL” o “PROVEEDOR”
Personal/Proveedor:
- Si tipo es “PERSONAL”: Debe seleccionar personal
- Si tipo es “PROVEEDOR”: Debe completar RUC y Razón Social
Importe:
- Debe ser un número válido
- Debe ser mayor a 0
- Validación de saldo: El sistema puede validar que haya saldo suficiente (depende de configuración)

Validaciones Condicionales:

Si modalidad NO es “EFECTIVO”:
- Cuenta bancaria es obligatoria
- Número de operación es obligatorio
Si marca “Tiene Comprobante”:
- Los campos de comprobante se muestran pero NO son obligatorios
- Si completa serie, debe completar número (y viceversa) para que sea válido

Validaciones del Sistema:

Debe existir una caja abierta
El movimiento se asocia automáticamente a la caja abierta
Se genera correlativo automáticamente
Se actualiza el saldo automáticamente (resta el monto)
Validación de saldo: Puede impedir egresos si el saldo es insuficiente

5.4. Validaciones al Cerrar Caja

Validaciones de Campos:

Fecha de Cierre:
- No puede estar vacía
- No puede ser menor a la fecha de apertura
- No puede ser mayor a la fecha actual
Saldo Físico:
- Debe ser un número válido
- Puede ser negativo (si hay faltante)
- Acepta decimales

Validaciones del Sistema:

Debe existir una caja abierta
La caja debe tener al menos un movimiento (ingreso o egreso)
Checkbox de confirmación: Debe estar marcado
Previene doble envío

Validaciones de Estado:

La caja debe estar en estado “ABIERTA”
No puede cerrar una caja ya cerrada
Verifica que la caja siga abierta al momento de procesar

5.5. Validaciones al Anular Movimientos

Restricciones:

Solo se pueden anular movimientos en estado “REGISTRADO”
No se pueden anular movimientos “ANULADOS” o “LIQUIDADOS”
El usuario debe tener permisos para anular

Proceso de Anulación:

Se muestra confirmación antes de anular
Al anular, el movimiento cambia a estado “ANULADO”
Se actualiza el saldo automáticamente:
- Si era INGRESO: Se resta del saldo
- Si era EGRESO: Se suma al saldo
Se genera un registro de la anulación

5.6. Estados de Movimientos

Estados Disponibles:

REGISTRADO: Movimiento normal, puede editarse/anularse
ANULADO: Movimiento anulado, no puede modificarse
LIQUIDADO: Movimiento asociado a una liquidación, no puede modificarse

Estados de Caja:

ABIERTA: Caja activa, puede registrar movimientos
CERRADA: Caja cerrada, no puede registrar movimientos

5.7. Validaciones de Archivos

Archivos Adjuntos y Comprobantes:

Formatos aceptados: PDF, JPG, PNG (depende de configuración)
Tamaño máximo: Configurado en el servidor
Si el archivo es muy grande, mostrará error
Los archivos se almacenan en carpetas separadas:
- Adjuntos: caja_chica/
- Comprobantes: caja_chica/

6. Buenas prácticas de uso

Aperture con saldo real:
- Cuente físicamente el efectivo antes de aperturar
- Asegúrese de que el saldo inicial corresponda exactamente al efectivo físico
- Use el saldo sugerido solo como referencia
Registre movimientos inmediatamente:
- Registre ingresos y egresos tan pronto como ocurran
- No deje movimientos pendientes de registrar
- Esto mantiene el saldo actualizado en tiempo real
Use conceptos/motivos claros y descriptivos:
- Los conceptos deben ser específicos
- Ejemplos buenos: “Compra de material de oficina - Factura 001-1234”
- Ejemplos malos: “Gasto”, “Pago”
Revise el saldo regularmente:
- Compare el saldo del sistema con el efectivo físico
- Realice arqueos periódicos (cada 2-3 horas o según política)
- Si hay diferencias, investigue inmediatamente
Complete todos los campos relevantes:
- Asocie centro de costos siempre
- Si tiene comprobante, márquelo y complete los datos
- Suba archivos de comprobantes cuando estén disponibles
Cierre al final del día o período:
- Cierre la caja al final de cada día o período establecido
- No deje cajas abiertas por más de un día
- Esto facilita la auditoría y el control
Documente diferencias cuidadosamente:
- Si hay diferencias entre saldo del sistema y efectivo físico, documente la razón
- Use el campo de observaciones en el cierre
- Investigue y resuelva las diferencias antes de cerrar si es posible
Verifique antes de cerrar:
- Revise que todos los movimientos estén registrados
- Cuente físicamente el efectivo
- Compare con el saldo del sistema
- Si hay diferencia, documente la razón
Mantenga archivos organizados:
- Suba archivos de comprobantes cuando estén disponibles
- Use nombres descriptivos si es posible
- Los archivos facilitan la auditoría
Use el tipo de beneficiario correcto:
- Si es personal de la empresa: Use “PERSONAL”
- Si es proveedor externo: Use “PROVEEDOR”
- Complete todos los datos según el tipo
Asocie actividades cuando aplique:
- Si el egreso está relacionado con una actividad, asígnelo
- Esto facilita el seguimiento y reportes
Mantenga el flag “Liquidable” correcto:
- Marque “Liquidable” si el egreso debe aparecer en módulos de liquidación
- Desmarque si es un gasto que no se liquida (ej: gastos internos)

7. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No puedo registrar un egreso porque el saldo es insuficiente

Causa probable: El saldo actual de la caja es menor que el monto del egreso que intenta registrar.

Cómo resolverlo:

Verifique el saldo actual de la caja
Registre un ingreso si es necesario para aumentar el saldo
Ajuste el monto del egreso si fue ingresado incorrectamente
Si el egreso es necesario, considere cerrar la caja y aperturar una nueva con más saldo

El saldo del sistema no coincide con el efectivo físico

Causa probable: Puede haber movimientos no registrados o errores en los montos ingresados.

Cómo resolverlo:

Revise todos los movimientos registrados en la tabla
Verifique que todos los ingresos y egresos estén registrados
Corrija cualquier monto ingresado incorrectamente
Si encuentra una diferencia, regístrela como un ajuste (ingreso o egreso según corresponda)

No puedo cerrar la caja

Causa probable: Puede haber validaciones que impiden el cierre o falta de permisos.

Cómo resolverlo:

Verifique que tenga permisos para cerrar cajas
Asegúrese de que todos los movimientos estén correctamente registrados
Revise que no haya procesos pendientes relacionados con la caja
Contacte al administrador si el problema persiste

No aparece el botón para aperturar caja

Causa probable: Ya existe una caja chica abierta.

Cómo resolverlo:

Verifique en la vista “Registros de Caja Abierta” si hay una caja activa
Si hay una caja abierta, debe cerrarla primero antes de aperturar una nueva
Si no debería haber caja abierta, contacte al administrador

Los movimientos no aparecen en la tabla

Causa probable: Los movimientos pueden no haberse guardado correctamente o hay un problema de visualización.

Cómo resolverlo:

Recargue la página para actualizar la vista
Verifique que el movimiento se haya guardado correctamente (debe aparecer un mensaje de confirmación)
Si el problema persiste, contacte al administrador

El saldo sugerido no aparece

Causa probable: No hay historial de cajas anteriores o el sistema no puede calcular un saldo sugerido.

Cómo resolverlo:

Puede aperturar la caja sin el saldo sugerido
Ingrese manualmente el saldo inicial basado en sus necesidades
El saldo sugerido es solo una referencia, no es obligatorio usarlo

Quiero corregir un movimiento ya registrado

Causa probable: Los movimientos registrados pueden tener restricciones para edición.

Cómo resolverlo:

Verifique el estado del movimiento en la columna “Estado”
Si está “REGISTRADO”: Puede anularlo y registrar uno nuevo correcto
Si está “ANULADO” o “LIQUIDADO”: No se puede modificar
Alternativa: Registre un movimiento de ajuste (ingreso o egreso) para corregir la diferencia
Documente la razón del ajuste en el concepto/motivo

No puedo registrar un egreso porque dice “saldo insuficiente”

Causa probable: El saldo actual de la caja es menor que el monto del egreso.

Cómo resolverlo:

Verifique el “Saldo Actual” en el panel de resumen
Si el saldo es insuficiente:
- Registre un ingreso primero para aumentar el saldo
- O ajuste el monto del egreso si fue ingresado incorrectamente
- O cierre la caja actual y aperture una nueva con más saldo
Nota: Esta validación puede estar deshabilitada según la configuración del sistema

El campo “Cuenta Bancaria” no aparece al registrar egreso

Causa probable: La modalidad de pago seleccionada es “EFECTIVO”.

Cómo resolverlo:

Este campo solo aparece si la modalidad NO es “EFECTIVO”
Si necesita registrar datos bancarios, cambie la modalidad a “TRANSFERENCIA”, “DEPOSITO”, etc.
Si la modalidad es efectivo, estos campos no son necesarios

No puedo seleccionar un proveedor al registrar egreso

Causa probable: Debe seleccionar primero “PROVEEDOR” como tipo de beneficiario.

Cómo resolverlo:

En el campo “Tipo de Beneficiario”, seleccione “PROVEEDOR”
Aparecerán los campos de RUC y Razón Social
Puede buscar por RUC (presione Enter después de ingresar el RUC)
O puede crear un nuevo proveedor con el botón “Nuevo Proveedor”

El sistema no busca automáticamente el proveedor por RUC

Causa probable: El RUC puede no existir en RENIEC/SUNAT o hay error de conexión.

Cómo resolverlo:

Verifique que el RUC tenga 11 dígitos (formato correcto)
Presione Enter después de ingresar el RUC
Si no encuentra, puede ingresar la razón social manualmente
Verifique su conexión a internet (la búsqueda consulta servicios externos)

No aparece el botón “Nueva Actividad” al registrar egreso

Causa probable: El campo de actividad puede no estar visible o el botón no está implementado.

Cómo resolverlo:

El campo “Actividad” es opcional
Si necesita asociar una actividad, puede crearla en el módulo correspondiente primero
O puede dejar el campo vacío si no aplica

La diferencia al cerrar caja es muy grande

Causa probable: Puede haber movimientos no registrados o errores en los montos.

Cómo resolverlo:

Revise todos los movimientos en la tabla
Verifique que todos los ingresos y egresos estén registrados
Corrija cualquier monto ingresado incorrectamente (anule y registre correcto)
Si encuentra movimientos faltantes, regístrelos antes de cerrar
Si la diferencia persiste, documente la razón en observaciones
Importante: Investigue diferencias grandes antes de cerrar

El PDF del cierre de caja no se abre automáticamente

Causa probable: El navegador puede estar bloqueando ventanas emergentes.

Cómo resolverlo:

Permita ventanas emergentes para este sitio
Verifique la configuración de su navegador
Puede acceder al historial de cajas para imprimir el cierre posteriormente

Los totales no se actualizan después de registrar un movimiento

Causa probable: Puede haber un problema de actualización de la vista.

Cómo resolverlo:

Haga clic en el botón “Actualizar” para recargar los datos
O recargue la página completa (F5)
Los totales deberían actualizarse automáticamente, pero a veces requiere recarga manual

No puedo anular un movimiento

Causa probable: El movimiento puede estar en estado “ANULADO” o “LIQUIDADO”.

Cómo resolverlo:

Verifique el estado del movimiento en la columna “Estado”
Solo se pueden anular movimientos en estado “REGISTRADO”
Si está “ANULADO”: Ya fue anulado previamente
Si está “LIQUIDADO”: Está asociado a una liquidación y no se puede anular
Si necesita corregir un movimiento liquidado, debe anular primero la liquidación (si tiene permisos)

El correlativo del movimiento no aparece

Causa probable: El correlativo se genera automáticamente al guardar.

Cómo resolverlo:

El correlativo (serie-número) se genera en el servidor
Aparece después de guardar el movimiento
Si no aparece, recargue la tabla o la página
El formato es generalmente: “CC-001”, “CC-002”, etc.

8. Recomendaciones finales

Mantenga registros precisos:
- El control de caja chica requiere máxima precisión
- Registre todos los movimientos sin excepción
- Verifique los montos antes de guardar
Realice arqueos periódicos:
- Compare el saldo del sistema con el efectivo físico regularmente
- Recomendado: Cada 2-3 horas o según política de la organización
- Si hay diferencias, investigue inmediatamente
Documente excepciones cuidadosamente:
- Si hay diferencias o situaciones especiales, documente la razón
- Use el campo de observaciones en movimientos y cierres
- Las diferencias documentadas facilitan la auditoría
Cierre periódicamente:
- No deje cajas abiertas por períodos muy largos
- Cierre diariamente o según la política establecida
- Una caja abierta por mucho tiempo es difícil de auditar
Revise exhaustivamente antes de cerrar:
- Verifique que todos los movimientos estén registrados
- Cuente físicamente el efectivo
- Compare con el saldo del sistema
- Si hay diferencia, investigue antes de cerrar si es posible
Coordine con otras áreas:
- Asegúrese de que los movimientos se reflejen correctamente en contabilidad
- Coordine con el área de tesorería para desembolsos y depósitos
- Mantenga comunicación sobre diferencias o situaciones especiales
Mantenga seguridad física y digital:
- El manejo de efectivo requiere medidas de seguridad física
- No comparta sus credenciales de acceso
- Cierre sesión cuando termine de trabajar
- Siga las políticas de seguridad de su organización
Use los campos opcionales cuando sean relevantes:
- Asocie actividades cuando aplique
- Marque “Liquidable” correctamente
- Suba archivos de comprobantes siempre que estén disponibles
- Complete observaciones para documentar situaciones especiales
Mantenga un flujo de trabajo consistente:
- Establezca un horario fijo para arqueos
- Establezca un horario fijo para cierre
- Siga el mismo proceso cada vez para evitar errores
Revise los reportes regularmente:
- Use la pestaña “Registro de Caja Chica” para revisar historial
- Compare cierres anteriores para identificar patrones
- Use los datos para mejorar el proceso