Recursos Humanos - Vacaciones Personal

1. Descripción general

El submódulo Vacaciones Personal permite gestionar el registro y seguimiento de las vacaciones del personal. Este módulo está diseñado para usuarios del área de recursos humanos y administradores que necesitan registrar los períodos de vacaciones, mantener un historial y controlar el cumplimiento de los derechos vacacionales.

El sistema permite registrar períodos de vacaciones con fechas de inicio y fin, cantidad de días, adjuntar documentos relacionados y mantener un historial completo. Esto ayuda a cumplir con las obligaciones laborales y mantener un control adecuado de los días de vacaciones del personal.

2. Acceso al módulo

Acceda desde Recursos Humanos > Vacaciones Personal. La ruta es #/recursos_humanos/vacaciones_personal.

Requiere permisos de visualización, creación y edición.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Lista de Personal con Vacaciones

Muestra todos los empleados activos con información de sus vacaciones:

• Nombre del personal
• Fecha de ingreso
• Cantidad de registros históricos de vacaciones
• Información de vacaciones tomadas

3.2. Formulario de Vacaciones

Campos:

• Personal: Selección del empleado (obligatorio)
• Fecha Inicio: Fecha de inicio del período de vacaciones (obligatorio)
• Fecha Fin: Fecha de finalización del período de vacaciones (obligatorio)
• Cantidad de Días: Número de días de vacaciones (obligatorio, mínimo 1)
• Documento Contrato: Archivo relacionado (solicitud, autorización, etc.)
• Descripción: Observaciones o notas sobre las vacaciones

Validaciones:

• Las fechas no pueden solaparse con otros períodos de vacaciones del mismo personal
• La cantidad de días debe ser al menos 1
• La fecha fin debe ser posterior a la fecha inicio

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Registrar un período de vacaciones

1. Acceda al módulo “Vacaciones Personal”.
2. Localice el personal para el cual desea registrar vacaciones.
3. Haga clic en “Nuevo” o en la opción para crear registro de vacaciones.
4. Seleccione el personal del listado.
5. Ingrese la fecha de inicio del período de vacaciones.
6. Ingrese la fecha de fin del período de vacaciones.
7. El sistema calculará automáticamente la cantidad de días, o puede ingresarla manualmente.
8. Opcionalmente, cargue un documento relacionado (solicitud, autorización, etc.).
9. Agregue una descripción si es necesario (ej: “Vacaciones anuales”, “Vacaciones por acumulación”).
10. Haga clic en “Guardar”.
11. El sistema validará que no haya solapamiento de fechas.
12. El registro se guardará en el historial de vacaciones del personal.

4.2. Flujo: Ver historial de vacaciones

1. Desde la lista, localice el personal.
2. Haga clic en la opción para ver el historial de vacaciones.
3. Se mostrará una lista de todos los períodos de vacaciones registrados con:
   • Fechas de inicio y fin
   • Cantidad de días
   • Documentos adjuntos
   • Descripciones
   • Fechas de registro

4.3. Flujo: Editar un registro de vacaciones

1. Acceda al historial de vacaciones del personal.
2. Localice el registro que desea editar.
3. Haga clic en “Editar”.
4. Modifique los campos necesarios (fechas, días, documento, descripción).
5. El sistema validará que no haya solapamiento con otros períodos.
6. Haga clic en “Guardar”.

4.4. Flujo: Eliminar un registro de vacaciones

1. Acceda al historial de vacaciones.
2. Localice el registro que desea eliminar.
3. Haga clic en “Eliminar”.
4. Confirme la eliminación.
5. Nota: Esta acción elimina el registro del historial, use con precaución.

5. Buenas prácticas de uso

• Registre las vacaciones tan pronto como sean aprobadas o tomadas.
• Cargue documentos relacionados (solicitudes, autorizaciones) para mantener un registro completo.
• Use descripciones claras para identificar el tipo de vacaciones.
• Revise el historial periódicamente para verificar el cumplimiento de derechos vacacionales.
• No registre períodos de vacaciones solapados para el mismo personal.
• Verifique las fechas y cantidad de días antes de guardar.
• Mantenga un registro completo del historial vacacional de cada empleado.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

El sistema indica que las fechas se solapan

Causa probable: Ya existe un registro de vacaciones para ese personal en el rango de fechas ingresado.

Cómo resolverlo:

1. Revise el historial de vacaciones del personal.
2. Asegúrese de que el nuevo período no se solape con períodos existentes.
3. Si necesita modificar un registro existente, edítelo en lugar de crear uno nuevo.

La cantidad de días no coincide con las fechas

Causa probable: Error al calcular o ingresar la cantidad de días.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que la cantidad de días corresponda al rango de fechas.
2. El sistema puede calcular automáticamente los días basándose en las fechas.
3. Corrija la cantidad de días o las fechas según corresponda.

No puedo cargar el documento

Causa probable: El archivo puede ser muy grande o tener un formato no compatible.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que el archivo sea PDF o imagen (JPG, PNG).
2. Asegúrese de que el tamaño no exceda el límite permitido.
3. Intente comprimir el archivo si es necesario.

La fecha de fin es anterior a la fecha de inicio

Causa probable: Error al ingresar las fechas.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que la fecha de fin sea posterior a la fecha de inicio.
2. Corrija las fechas antes de guardar.

No puedo editar un registro de vacaciones

Causa probable: Puede ser un problema de permisos.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que tenga permisos de edición.
2. Si el problema persiste, contacte al administrador.

7. Recomendaciones finales

• Registre las vacaciones de manera oportuna para mantener el historial actualizado.
• Revise periódicamente el historial de vacaciones para verificar el cumplimiento de derechos.
• Mantenga documentos relacionados cargados para referencia futura.
• Use descripciones claras para facilitar la búsqueda y referencia.
• No elimine registros del historial a menos que sea absolutamente necesario.
• Verifique que las fechas y días sean correctos antes de guardar para evitar errores en el cálculo de derechos vacacionales.