Recursos Humanos - Contratos Renovables

1. Descripción general

El submódulo Contratos Renovables permite gestionar el historial de contratos del personal, incluyendo la creación de nuevos contratos, renovaciones y el seguimiento de fechas de vencimiento. Este módulo está diseñado para usuarios del área de recursos humanos y administradores que necesitan mantener un control de los contratos laborales del personal.

El sistema permite registrar contratos con fechas de inicio y fin, adjuntar documentos de contrato, gestionar renovaciones y recibir notificaciones de contratos próximos a vencer. Esto ayuda a mantener el cumplimiento legal y planificar las renovaciones de contratos.

2. Acceso al módulo

Acceda desde Recursos Humanos > Contratos Renovables. La ruta es #/recursos_humanos/contrato_renovable_personal.

Requiere permisos de visualización, creación y edición.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Lista de Personal con Contratos

Muestra todos los empleados activos con información de sus contratos:

• Nombre del personal
• Fecha de ingreso
• Fecha de vencimiento del último contrato
• Cantidad de contratos históricos
• Estado del contrato (vigente, próximo a vencer, vencido)

3.2. Formulario de Contrato

Campos:

• Personal: Selección del empleado (obligatorio)
• Fecha Inicio: Fecha de inicio del contrato (obligatorio)
• Fecha Fin: Fecha de finalización del contrato (obligatorio)
• Documento Contrato: Archivo PDF o imagen del contrato
• Descripción: Observaciones o notas sobre el contrato

Validaciones:

• Las fechas no pueden solaparse con otros contratos del mismo personal
• La fecha fin debe ser posterior a la fecha inicio

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Crear un nuevo contrato

1. Acceda al módulo “Contratos Renovables”.
2. Localice el personal para el cual desea crear el contrato.
3. Haga clic en “Nuevo” o en la opción para crear contrato.
4. Seleccione el personal del listado.
5. Ingrese la fecha de inicio del contrato.
6. Ingrese la fecha de fin del contrato.
7. Cargue el documento del contrato (PDF o imagen).
8. Agregue una descripción si es necesario.
9. Haga clic en “Guardar”.
10. El sistema validará que no haya solapamiento de fechas.
11. El contrato se registrará en el historial del personal.

4.2. Flujo: Renovar un contrato

1. Localice el personal cuyo contrato desea renovar.
2. Revise la fecha de vencimiento del contrato actual.
3. Haga clic en “Nuevo” para crear un nuevo contrato.
4. Seleccione el mismo personal.
5. Ingrese la nueva fecha de inicio (generalmente el día siguiente al vencimiento del anterior).
6. Ingrese la nueva fecha de fin.
7. Cargue el nuevo documento de contrato.
8. Agregue una descripción indicando que es una renovación.
9. Haga clic en “Guardar”.

4.3. Flujo: Ver historial de contratos

1. Desde la lista, localice el personal.
2. Haga clic en la opción para ver el historial de contratos.
3. Se mostrará una lista de todos los contratos del personal con:
   • Fechas de inicio y fin
   • Documentos adjuntos
   • Descripciones
   • Fechas de registro

4.4. Flujo: Editar un contrato

1. Acceda al historial de contratos del personal.
2. Localice el contrato que desea editar.
3. Haga clic en “Editar”.
4. Modifique los campos necesarios (fechas, documento, descripción).
5. El sistema validará que no haya solapamiento con otros contratos.
6. Haga clic en “Guardar”.

4.5. Flujo: Eliminar un contrato

1. Acceda al historial de contratos.
2. Localice el contrato que desea eliminar.
3. Haga clic en “Eliminar”.
4. Confirme la eliminación.
5. Nota: Esta acción elimina el registro del historial, use con precaución.

5. Buenas prácticas de uso

• Cargue siempre el documento del contrato para mantener un registro completo.
• Use descripciones claras para identificar el tipo de contrato o renovación.
• Revise periódicamente los contratos próximos a vencer para planificar renovaciones.
• No cree contratos con fechas solapadas para el mismo personal.
• Mantenga el historial completo de contratos para referencia legal.
• Verifique las fechas antes de guardar para evitar errores.
• Documente las razones de cualquier modificación a contratos existentes.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

El sistema indica que las fechas se solapan

Causa probable: Ya existe un contrato para ese personal en el rango de fechas ingresado.

Cómo resolverlo:

1. Revise el historial de contratos del personal.
2. Asegúrese de que la fecha de inicio del nuevo contrato sea posterior a la fecha fin del último contrato.
3. Si necesita modificar un contrato existente, edítelo en lugar de crear uno nuevo.

No puedo cargar el documento del contrato

Causa probable: El archivo puede ser muy grande o tener un formato no compatible.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que el archivo sea PDF o imagen (JPG, PNG).
2. Asegúrese de que el tamaño no exceda el límite (generalmente 5-10 MB).
3. Intente comprimir el PDF o reducir el tamaño de la imagen.
4. Si el problema persiste, contacte al administrador.

La fecha de fin es anterior a la fecha de inicio

Causa probable: Error al ingresar las fechas.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que la fecha de fin sea posterior a la fecha de inicio.
2. Corrija las fechas antes de guardar.

No puedo editar un contrato

Causa probable: Puede ser un problema de permisos o que el contrato tenga restricciones.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que tenga permisos de edición.
2. Si el problema persiste, contacte al administrador.

No veo el historial de contratos de un personal

Causa probable: El personal puede no tener contratos registrados o hay un problema de carga.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que el personal tenga contratos en el sistema.
2. Recargue la página.
3. Si el personal no tiene contratos, cree el primero desde “Nuevo”.

7. Recomendaciones finales

• Revise periódicamente los contratos próximos a vencer para planificar renovaciones con anticipación.
• Mantenga todos los documentos de contratos cargados en el sistema para referencia legal.
• Use descripciones claras para facilitar la búsqueda y referencia futura.
• No elimine contratos del historial a menos que sea absolutamente necesario.
• Establezca recordatorios personales basados en las fechas de vencimiento para no perder oportunidades de renovación.
• Mantenga un registro completo del historial laboral de cada empleado.