Operativo - Ventas / Contratos

1. Descripción general

El submódulo Ventas / Contratos permite gestionar los contratos de venta con clientes, incluyendo la creación, seguimiento y administración de contratos comerciales. Este módulo está diseñado para usuarios del área comercial, ventas y administración que necesitan gestionar los contratos de servicios o productos vendidos.

El sistema permite crear contratos con información completa del cliente, productos, precios, condiciones de pago, fechas de vencimiento, asociación con proyectos y seguimiento de estados. Esto es esencial para el control comercial y la gestión de relaciones con clientes.

2. Acceso al módulo

Acceda desde Operativo > Ventas / Contratos. La ruta es #/operacion/contrato2.

Requiere permisos de visualización, creación y edición.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Lista de Contratos

Muestra todos los contratos con información clave:

• Número de contrato
• Cliente
• Producto
• Fecha
• Fecha de vencimiento
• Precio
• Estado
• Vendedor

3.2. Formulario de Contrato

Datos del Cliente:

• Cliente (selección obligatoria)
• Vendedor (selección)

Datos del Contrato:

• Fecha (obligatorio)
• Producto (selección obligatoria)
• Moneda (Soles/Dólares)
• Precio total (obligatorio)
• Fecha de vencimiento (obligatorio)
• Modelo de negocio
• Proyecto asociado (opcional)

Condiciones de Pago:

• Monto inicial
• Adelanto inicial
• Cantidad de cuotas
• Monto de cuotas
• Fecha primera cuota
• Porcentaje de interés

Implementación:

• Horas de implementación
• Horas restantes de implementación

Otros:

• Observaciones
• Archivo del contrato (PDF)

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Crear un nuevo contrato

1. Haga clic en “Nuevo”.
2. Seleccione el cliente (obligatorio).
3. Seleccione el vendedor asignado.
4. Ingrese la fecha del contrato.
5. Seleccione el producto/servicio (obligatorio).
6. Seleccione la moneda.
7. Ingrese el precio total del contrato.
8. Establezca la fecha de vencimiento.
9. Configure las condiciones de pago:
   • Monto inicial
   • Adelanto inicial
   • Cantidad y monto de cuotas
   • Fecha de primera cuota
   • Interés si aplica
10. Si aplica, configure horas de implementación.
11. Asocie un proyecto si es necesario.
12. Agregue observaciones.
13. Cargue el archivo del contrato (PDF).
14. Haga clic en “Guardar”.
15. El sistema generará el número de contrato automáticamente.

4.2. Flujo: Editar un contrato

1. Desde la lista, localice el contrato.
2. Haga clic en “Editar”.
3. Modifique los campos necesarios.
4. Nota: Algunos campos pueden tener restricciones según el estado del contrato.
5. Haga clic en “Guardar”.

4.3. Flujo: Ver información detallada de un contrato

1. Desde la lista, haga clic en “Ver” o en el contrato.
2. Se mostrará información completa:
   • Datos del contrato
   • Historial de estados
   • Facturas asociadas
   • Pagos realizados
   • Proyecto asociado

4.4. Flujo: Cambiar el estado de un contrato

1. Acceda a la información del contrato.
2. Localice la sección de estados.
3. Seleccione el nuevo estado.
4. Agregue observaciones sobre el cambio.
5. Guarde los cambios.

4.5. Flujo: Generar factura desde contrato

1. Desde la información del contrato, localice la opción de facturación.
2. Seleccione los conceptos a facturar.
3. Configure los datos de la factura.
4. Genere la factura.
5. La factura quedará asociada al contrato.

5. Buenas prácticas de uso

• Complete toda la información del contrato antes de guardar.
• Establezca fechas de vencimiento realistas y factibles.
• Configure correctamente las condiciones de pago para evitar confusiones.
• Cargue siempre el archivo PDF del contrato firmado.
• Asocie proyectos cuando corresponda para mejor seguimiento.
• Actualice el estado del contrato según su progreso.
• Revise periódicamente los contratos próximos a vencer.
• Mantenga las observaciones actualizadas con información relevante.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No puedo crear un contrato, falta información

Causa probable: Faltan campos obligatorios (cliente, producto, precio, fecha vencimiento).

Cómo resolverlo:

1. Verifique que todos los campos obligatorios estén completos.
2. El sistema indicará qué campos faltan.
3. Complete la información antes de guardar.

La fecha de vencimiento es anterior a la fecha del contrato

Causa probable: Error al ingresar las fechas.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que la fecha de vencimiento sea posterior a la fecha del contrato.
2. Corrija las fechas antes de guardar.

No puedo cambiar el estado del contrato

Causa probable: Puede haber restricciones según el estado actual o permisos.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que tenga permisos para cambiar estados.
2. Algunos estados pueden tener restricciones; revise las opciones disponibles.
3. Si el problema persiste, contacte al administrador.

El archivo del contrato no se carga

Causa probable: Archivo muy grande o formato incompatible.

Cómo resolverlo:

1. Use formato PDF.
2. Verifique que el tamaño no exceda el límite (generalmente 10 MB).
3. Comprima el PDF si es necesario.

7. Recomendaciones finales

• Revise todos los datos antes de guardar un contrato.
• Mantenga los archivos de contratos actualizados en el sistema.
• Establezca recordatorios para contratos próximos a vencer.
• Actualice el estado del contrato regularmente para mantener información precisa.
• Use las observaciones para registrar información relevante del seguimiento.
• Asocie proyectos cuando corresponda para mejor gestión.
• Revise periódicamente los contratos para identificar oportunidades de renovación o seguimiento.