Protocolo

Protocolo

1. Descripción general

El módulo de Protocolo permite gestionar documentos protocolares y procedimientos de la organización. Permite crear, editar, consultar y descargar protocolos organizados por áreas, facilitando el acceso a documentación importante para el personal.

Este módulo está dirigido a usuarios administrativos y supervisores que necesitan mantener documentación protocolaria actualizada y accesible.

2. Acceso al módulo

Para acceder al módulo de Protocolo:

• Menú: Operativo > Protocolo
• Ruta: #/operacion/protocolo
• Permisos: Requiere permisos de operación

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Pantalla principal

Muestra una tabla con todos los protocolos registrados en el sistema.

Campos principales:

• Nombre: Nombre del protocolo
• Área: Área o departamento al que pertenece el protocolo
• Fecha: Fecha de creación del protocolo
• Archivo: Nombre del archivo PDF asociado (si existe)
• Descripción: Descripción breve del protocolo
• Estado: Estado del protocolo (activo o inactivo)

Filtros disponibles:

• Búsqueda: Campo de texto para buscar por nombre, área o descripción
• Filtro por Área: Selector para filtrar protocolos por área específica
• Filtro por Estado: Selector para filtrar por estado (activo/inactivo)
• Limpiar Filtros: Botón para restablecer todos los filtros

Acciones disponibles:

• Nuevo: Crea un nuevo protocolo
• Editar: Modifica un protocolo existente
• Descargar: Descarga el archivo PDF del protocolo (si existe)
• Cambiar Estado: Cambia el estado del protocolo a inactivo
• Eliminar: Elimina un protocolo del sistema
• Actualizar: Recarga la lista de protocolos

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Crear un Nuevo Protocolo

1. Acceda al módulo Operativo > Protocolo
2. Haga clic en el botón Nuevo
3. Se abrirá un modal con el formulario
4. Complete los campos:
   • Nombre: Ingrese el nombre del protocolo
   • Área: Seleccione o ingrese el área a la que pertenece
   • Descripción: Ingrese una descripción del protocolo (opcional)
   • Archivo: Suba un archivo PDF del protocolo (opcional)
   • Estado: El estado inicial será “activo”
5. Haga clic en Guardar
6. El sistema mostrará un mensaje de confirmación
7. El nuevo protocolo aparecerá en la tabla

4.2. Flujo: Editar un Protocolo

1. En la tabla de protocolos, localice el registro que desea editar
2. Haga clic en el botón Editar (ícono de lápiz) o en la opción “Editar” del menú desplegable
3. Se abrirá un modal con el formulario prellenado
4. Modifique los campos necesarios:
   • Puede cambiar el nombre, área, descripción
   • Puede reemplazar el archivo PDF si es necesario
5. Haga clic en Guardar
6. El sistema actualizará el protocolo y mostrará un mensaje de confirmación

4.3. Flujo: Descargar un Protocolo

1. En la tabla de protocolos, localice el protocolo que desea descargar
2. Si el protocolo tiene archivo, verá un ícono de PDF y el nombre del archivo
3. Haga clic en el nombre del archivo o en el botón Descargar (ícono de descarga)
4. El archivo PDF se descargará automáticamente en su navegador

4.4. Flujo: Cambiar Estado de un Protocolo

1. En la tabla de protocolos, localice el protocolo
2. Haga clic en el menú de opciones (tres puntos verticales)
3. Seleccione Estado
4. Se abrirá un modal de confirmación
5. Revise la información y marque el check de conformidad
6. Haga clic en Sí, cambiar a INACTIVO
7. El protocolo cambiará su estado a inactivo
8. Los protocolos inactivos pueden filtrarse o seguir siendo visibles según la configuración

4.5. Flujo: Eliminar un Protocolo

1. En la tabla de protocolos, localice el protocolo que desea eliminar
2. Haga clic en el menú de opciones (tres puntos verticales)
3. Seleccione Eliminar
4. Se abrirá un modal de confirmación mostrando el nombre del protocolo
5. Marque el check de conformidad
6. Haga clic en Sí, eliminar
7. El sistema eliminará el protocolo y mostrará un mensaje de confirmación

4.6. Flujo: Filtrar Protocolos

1. Use el campo Búsqueda para buscar por nombre, área o descripción
2. Use el selector Filtro por Área para mostrar solo protocolos de un área específica
3. Use el selector Filtro por Estado para mostrar solo protocolos activos o inactivos
4. Puede combinar múltiples filtros
5. Haga clic en Limpiar Filtros para restablecer todos los filtros

5. Buenas prácticas de uso

• Use nombres descriptivos: El nombre debe identificar claramente el contenido del protocolo
• Asigne áreas correctamente: Organice los protocolos por áreas para facilitar la búsqueda
• Mantenga archivos actualizados: Reemplace los archivos cuando haya versiones actualizadas del protocolo
• Complete las descripciones: Las descripciones ayudan a los usuarios a entender el propósito del protocolo
• Revise antes de eliminar: Verifique que un protocolo no sea necesario antes de eliminarlo
• Use estados apropiadamente: Marque como inactivo los protocolos obsoletos en lugar de eliminarlos si necesita mantener el historial
• Organice por áreas: Mantenga una estructura clara de áreas para facilitar la navegación

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No puedo descargar el archivo del protocolo

Causa probable: El protocolo no tiene archivo asociado o el archivo fue eliminado del servidor.

Cómo resolverlo:

• Verifique que el protocolo muestre un nombre de archivo en la columna “Archivo”
• Si no tiene archivo, edite el protocolo y suba un archivo PDF
• Si el archivo existe pero no se descarga, contacte al administrador del sistema

El sistema muestra “No hay archivo para descargar”

Causa probable: El protocolo no tiene un archivo PDF asociado.

Cómo resolverlo:

• Edite el protocolo y suba un archivo PDF en el campo correspondiente
• Asegúrese de que el archivo sea un PDF válido

No puedo cambiar el estado a activo después de inactivarlo

Causa probable: El sistema solo permite cambiar de activo a inactivo, no al revés.

Cómo resolverlo:

• Edite el protocolo y verifique si hay una opción para reactivarlo
• Si no es posible, puede crear un nuevo protocolo con el mismo contenido
• Contacte al administrador si necesita reactivar protocolos inactivos

No encuentro un protocolo en la lista

Causa probable: Puede estar filtrado o en otra página.

Cómo resolverlo:

• Limpie los filtros usando el botón “Limpiar Filtros”
• Use el campo de búsqueda para buscar por nombre
• Verifique la paginación si hay muchos protocolos
• Verifique el filtro de estado (puede estar mostrando solo activos o solo inactivos)

El archivo PDF no se sube correctamente

Causa probable: El archivo puede ser muy grande o no ser un PDF válido.

Cómo resolverlo:

• Verifique que el archivo sea un PDF (extensión .pdf)
• Reduzca el tamaño del archivo si es muy grande
• Intente con otro archivo para verificar si el problema es específico del archivo

Los filtros no funcionan correctamente

Causa probable: Puede haber un problema con la aplicación de los filtros.

Cómo resolverlo:

• Limpie los filtros y vuelva a aplicarlos
• Recargue la página si el problema persiste
• Verifique que esté ingresando el texto correcto en el campo de búsqueda

7. Recomendaciones finales

• Mantenga protocolos actualizados: Revise periódicamente los protocolos y actualice los archivos cuando sea necesario
• Organice por áreas: Use áreas consistentes para facilitar la búsqueda y organización
• Documente cambios importantes: Cuando actualice un protocolo, considere mantener versiones anteriores si son relevantes
• Use descripciones claras: Las descripciones ayudan a los usuarios a encontrar el protocolo correcto
• Estandarice nombres: Use una nomenclatura consistente para facilitar la búsqueda
• Revise antes de eliminar: Los protocolos eliminados no se pueden recuperar, asegúrese de que realmente desea eliminarlos
• Coordinación con áreas: Coordine con las diferentes áreas para mantener los protocolos actualizados y relevantes