Operativo - Cotizaciones

1. Descripción general

El submódulo Cotizaciones permite crear, gestionar y dar seguimiento a las cotizaciones comerciales que se envían a clientes potenciales. Este módulo está diseñado para usuarios del área comercial y ventas que necesitan generar propuestas comerciales con productos, precios, condiciones de pago y vigencia.

El sistema permite crear cotizaciones con información completa del cliente, productos, precios, condiciones de pago (cuotas, intereses), adjuntar documentos y generar comprobantes imprimibles. Esto ayuda a estandarizar el proceso de cotización y facilitar el seguimiento de propuestas comerciales.

2. Acceso al módulo

Acceda desde Operativo > Cotizaciones. La ruta es #/operacion/cotizaciones.

Requiere permisos de visualización, creación y edición.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Lista de Cotizaciones

Filtros:

• Fecha Desde y Fecha Hasta: Rango de fechas para filtrar cotizaciones

Tabla de cotizaciones: Muestra:

• Serie y número de cotización
• Cliente
• Fecha
• Total
• Moneda
• Vendedor
• Estado

3.2. Formulario de Cotización

Datos del Cliente:

• Cliente (selección)
• Tipo y número de documento
• Razón social
• Teléfono, correo, contacto

Datos de la Cotización:

• Serie y número (generados automáticamente)
• Fecha
• Moneda (Soles/Dólares)
• Vigencia de cotización
• Tipo IGV
• Condición de pago
• Cuota inicial
• Cantidad de cuotas
• Monto de cuotas
• Fecha primera cuota
• Porcentaje de interés

Detalle de Productos:

• Lista de productos/servicios cotizados
• Cantidad, descripción, precio unitario, total

Otros:

• Beneficios y tiempo de implementación
• Observaciones
• Documentos adjuntos (documento_1, documento_2)

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Crear una nueva cotización

1. Haga clic en “Nuevo”.
2. Seleccione el cliente o ingrese datos del cliente si es nuevo.
3. Complete los datos de la cotización (fecha, moneda, vigencia).
4. Configure las condiciones de pago (cuota inicial, cuotas, intereses).
5. Agregue productos/servicios al detalle con cantidades y precios.
6. Revise los totales calculados automáticamente.
7. Agregue observaciones y beneficios si aplica.
8. Opcionalmente, adjunte documentos relacionados.
9. Haga clic en “Guardar”.
10. El sistema generará el número de cotización automáticamente.

4.2. Flujo: Imprimir una cotización

1. Desde la lista, localice la cotización.
2. Haga clic en “Imprimir” o “Ver”.
3. Se generará un documento imprimible con toda la información.
4. Puede imprimirlo o guardarlo como PDF.

4.3. Flujo: Convertir cotización en contrato

1. Desde la lista, localice la cotización aprobada.
2. Use la opción para convertir en contrato (si está disponible).
3. Se creará un contrato basado en la información de la cotización.

5. Buenas prácticas de uso

• Complete toda la información del cliente para facilitar el seguimiento.
• Configure correctamente las condiciones de pago antes de enviar.
• Revise los totales antes de guardar para evitar errores.
• Use la vigencia de cotización para establecer plazos de validez.
• Adjunte documentos relevantes (propuestas técnicas, especificaciones).
• Mantenga un registro de todas las cotizaciones enviadas.
• Revise periódicamente las cotizaciones vencidas para seguimiento.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

El número de cotización no se genera

Causa probable: Puede haber un problema con la serie de facturación configurada.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que exista una serie de facturación configurada para cotizaciones.
2. Contacte al administrador si el problema persiste.

Los totales no se calculan correctamente

Causa probable: Puede haber un error en los precios o cantidades ingresadas.

Cómo resolverlo:

1. Revise todos los productos en el detalle.
2. Verifique que los precios y cantidades sean correctos.
3. El sistema calcula automáticamente; recargue si es necesario.

No puedo adjuntar documentos

Causa probable: El archivo puede ser muy grande o tener formato incompatible.

Cómo resolverlo:

1. Verifique el formato y tamaño del archivo.
2. Use PDF o imágenes (JPG, PNG).
3. Reduzca el tamaño si es necesario.

7. Recomendaciones finales

• Revise todas las cotizaciones antes de enviarlas a clientes.
• Mantenga un registro de las cotizaciones enviadas y sus resultados.
• Use las condiciones de pago para negociar términos favorables.
• Imprima o guarde las cotizaciones para archivo.
• Revise periódicamente las cotizaciones vencidas para seguimiento.