Leads

1. Descripción general

El módulo Leads permite gestionar y dar seguimiento a los contactos potenciales que pueden convertirse en clientes. Este módulo está diseñado para usuarios del área comercial, vendedores y supervisores que necesitan administrar el proceso de captación y conversión de clientes potenciales.

El sistema permite registrar información de contacto de leads, asignar estados (Contacto, Interesado, Compró, Frío), programar fechas de seguimiento, y mantener un historial completo de interacciones. Esto ayuda a optimizar el proceso de ventas y mejorar las tasas de conversión.

2. Acceso al módulo

El módulo Leads es accesible desde el menú principal del sistema. Haga clic en el ítem “Leads” ubicado en el menú lateral izquierdo. La ruta directa es #/leads.

Para acceder a este módulo, el usuario debe tener permisos de visualización asignados por el administrador del sistema. Los permisos pueden incluir: ver, crear, editar y eliminar leads.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Lista de Leads

Esta es la pantalla principal que muestra todos los leads registrados en el sistema.

Componentes principales:

• Filtros de búsqueda: Permiten filtrar los leads por diferentes criterios:

  • Campo de búsqueda general para buscar por nombre, email, teléfono, documento, etc.
  • Filtro por estado (Contacto, Interesado, Compró, Frío)
  • Filtros adicionales según la configuración del sistema

• Tabla de leads: Muestra información clave de cada lead:

  • Número de documento
  • Nombre completo
  • Empresa (si aplica)
  • Email
  • Teléfono/WhatsApp
  • Ciudad y país
  • Estado actual
  • Fecha de registro
  • Usuario asignado
  • Último comentario o detalle

• Botones de acción:

  • Nuevo Lead: Permite crear un nuevo registro de lead
  • Editar: Modifica la información de un lead existente
  • Eliminar: Elimina un lead del sistema (requiere confirmación)
  • Cambiar Estado: Permite actualizar el estado del lead
  • Ver Detalles: Muestra información completa y el historial del lead

• Indicadores visuales: Los leads pueden mostrar colores o iconos según su estado para facilitar la identificación rápida.

3.2. Formulario de Lead (Crear/Editar)

Formulario modal o pantalla completa para ingresar o modificar información del lead.

Campos principales:

• Tipo de Documento: Selección del tipo (DNI, RUC, Pasaporte, etc.)
• Número de Documento: Número de identificación del lead
• Nombre: Nombre completo del contacto
• Email: Dirección de correo electrónico
• WhatsApp: Número de teléfono para contacto por WhatsApp
• Ciudad: Ciudad de residencia o ubicación
• País: País de origen
• Empresa: Nombre de la empresa (opcional, para leads empresariales)
• Tipo de Servicio: Tipo de servicio de interés
• Estado: Estado actual del lead (se asigna automáticamente como “CONTACTO” al crear)

Botones:

• Guardar: Guarda los cambios realizados
• Cancelar: Cierra el formulario sin guardar cambios

3.3. Gestión de Estados

Permite cambiar el estado del lead y registrar información adicional.

Funcionalidades:

• Cambio de estado: Selección del nuevo estado (Contacto, Interesado, Compró, Frío)
• Detalle/Comentario: Campo de texto para registrar observaciones sobre el cambio de estado
• Fecha de próximo contacto: Permite programar la siguiente fecha de seguimiento
• Hora de contacto: Hora preferida para el contacto
• Archivo adjunto: Opción para adjuntar documentos relacionados (opcional)

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Crear un nuevo lead

1. Desde la lista de leads, haga clic en el botón “Nuevo Lead” o “Agregar”.
2. Se abrirá el formulario modal o pantalla de creación.
3. Complete los campos obligatorios:
   • Tipo y número de documento
   • Nombre completo
   • Email (recomendado)
   • WhatsApp (recomendado)
   • Ciudad y país
4. Complete los campos opcionales según la información disponible:
   • Empresa (si es un lead empresarial)
   • Tipo de servicio de interés
5. Verifique que toda la información sea correcta.
6. Haga clic en el botón “Guardar”.
7. El sistema mostrará un mensaje de confirmación y el lead se creará con estado “CONTACTO” automáticamente.
8. El nuevo lead aparecerá en la lista principal.

4.2. Flujo: Editar información de un lead

1. Desde la lista de leads, localice el lead que desea modificar.
2. Haga clic en el botón “Editar” o en el ícono de edición correspondiente a ese lead.
3. Se abrirá el formulario con la información actual del lead.
4. Modifique los campos que necesiten actualización.
5. Verifique que los cambios sean correctos.
6. Haga clic en el botón “Guardar”.
7. El sistema mostrará un mensaje de confirmación y actualizará la información.

4.3. Flujo: Cambiar el estado de un lead

1. Desde la lista de leads, seleccione el lead cuyo estado desea cambiar.
2. Haga clic en el botón “Cambiar Estado” o en la opción correspondiente.
3. Se abrirá un formulario o modal para gestionar el estado.
4. Seleccione el nuevo estado del lead:
   • CONTACTO: Lead inicial, recién registrado
   • INTERESADO: Lead que ha mostrado interés en los servicios
   • COMPRO: Lead que se convirtió en cliente
   • FRIO: Lead que no ha respondido o perdió interés
5. En el campo “Detalle” o “Comentario”, registre información relevante sobre el cambio de estado (ej: “Cliente interesado en plan premium”, “No respondió a llamadas”).
6. Opcionalmente, establezca una “Fecha de próximo contacto” si es necesario hacer seguimiento.
7. Si aplica, adjunte archivos relacionados (contratos, cotizaciones, etc.).
8. Haga clic en “Guardar” o “Confirmar”.
9. El sistema actualizará el estado y registrará el cambio en el historial del lead.

4.4. Flujo: Buscar y filtrar leads

1. En la lista de leads, utilice el campo de búsqueda en la parte superior.
2. Escriba cualquier término relacionado (nombre, email, teléfono, documento, empresa, ciudad).
3. El sistema filtrará automáticamente los resultados mientras escribe.
4. Para filtrar por estado, seleccione el estado deseado en el filtro correspondiente.
5. Los resultados se actualizarán en tiempo real mostrando solo los leads que coincidan con los criterios.
6. Para limpiar los filtros y ver todos los leads nuevamente, borre el texto de búsqueda o seleccione “Todos” en el filtro de estado.

4.5. Flujo: Ver historial completo de un lead

1. Desde la lista de leads, seleccione el lead del cual desea ver el historial.
2. Haga clic en el botón “Ver Detalles” o “Historial”.
3. Se mostrará una pantalla o panel con:
   • Información completa del lead
   • Historial de cambios de estado
   • Fechas de contactos realizados
   • Comentarios y observaciones registradas
   • Archivos adjuntos (si los hay)
   • Información de reinscripción (si el lead fue reinscrito)
4. Revise toda la información para tener contexto completo del lead.
5. Puede realizar acciones adicionales desde esta pantalla si tiene los permisos necesarios.

4.6. Flujo: Eliminar un lead

1. Desde la lista de leads, localice el lead que desea eliminar.
2. Haga clic en el botón “Eliminar” o en el ícono de eliminación.
3. El sistema mostrará un mensaje de confirmación para evitar eliminaciones accidentales.
4. Confirme la eliminación haciendo clic en “Sí” o “Eliminar”.
5. El lead será eliminado del sistema permanentemente.
6. Nota importante: Esta acción no se puede deshacer, así que asegúrese de que realmente desea eliminar el lead.

5. Buenas prácticas de uso

• Complete siempre los campos de contacto (email y WhatsApp) para facilitar el seguimiento posterior.
• Actualice regularmente el estado de los leads después de cada interacción para mantener información precisa.
• Registre comentarios detallados en cada cambio de estado para que otros usuarios del equipo puedan entender el contexto.
• Programe fechas de próximo contacto para leads en estado “CONTACTO” o “INTERESADO” para no perder oportunidades.
• Utilice el campo “Empresa” cuando el lead represente a una organización, no solo a una persona.
• Revise periódicamente los leads en estado “FRIO” para reactivarlos si es necesario.
• No elimine leads a menos que esté completamente seguro de que no serán útiles en el futuro.
• Utilice la función de búsqueda antes de crear un nuevo lead para evitar duplicados.
• Mantenga la información actualizada, especialmente números de teléfono y emails, para asegurar contactos exitosos.
• Si un lead se convierte en cliente, cámbielo a estado “COMPRO” y considere crear el registro correspondiente en el módulo de Clientes.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No puedo crear un nuevo lead, el botón no funciona

Causa probable: Puede ser que no tenga permisos de creación o que haya un error en la interfaz.

Cómo resolverlo:

1. Verifique con el administrador del sistema que tenga permisos de “nuevo” en el módulo de leads.
2. Recargue la página presionando F5.
3. Verifique que su navegador tenga JavaScript habilitado.
4. Si el problema persiste, contacte al soporte técnico.

El sistema muestra un error al guardar un lead

Causa probable: Puede ser que falten campos obligatorios o que haya datos inválidos.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que todos los campos marcados como obligatorios estén completos.
2. Asegúrese de que el formato del email sea válido (ejemplo: nombre@dominio.com).
3. Verifique que el número de documento no esté duplicado en el sistema.
4. Revise que los campos numéricos contengan solo números.
5. Si el error persiste, copie el mensaje de error y contacte al administrador del sistema.

No encuentro un lead que sé que existe en el sistema

Causa probable: Puede estar filtrado o el término de búsqueda no coincide.

Cómo resolverlo:

1. Limpie todos los filtros activos.
2. Intente buscar con diferentes términos (nombre, email, teléfono, documento).
3. Verifique que no esté aplicando un filtro de estado que excluya el lead.
4. Si tiene permisos de administrador, verifique que el lead no haya sido eliminado.
5. Contacte al administrador si cree que hay un problema con los datos.

El estado del lead no se actualiza después de guardar

Causa probable: Puede ser un problema de conexión o que el cambio no se haya guardado correctamente.

Cómo resolverlo:

1. Verifique su conexión a internet.
2. Recargue la página y verifique nuevamente el estado.
3. Intente cambiar el estado nuevamente.
4. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

No puedo ver todos los leads, solo algunos

Causa probable: Puede haber filtros activos o problemas de permisos.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que no haya filtros aplicados en la búsqueda o estado.
2. Limpie el campo de búsqueda.
3. Verifique con el administrador que tenga permisos para ver todos los leads.
4. Algunos sistemas pueden mostrar solo los leads asignados a su usuario; verifique con su supervisor.

El sistema detecta un lead duplicado cuando intento crear uno nuevo

Causa probable: Ya existe un lead con el mismo número de WhatsApp o documento en el sistema.

Cómo resolverlo:

1. El sistema puede mostrar información del lead existente.
2. Revise si el lead ya está registrado y en qué estado se encuentra.
3. Si es el mismo lead, edite el existente en lugar de crear uno nuevo.
4. Si son leads diferentes pero con el mismo contacto, verifique la información antes de proceder.
5. Si necesita crear el lead de todas formas, contacte al administrador del sistema.

No puedo adjuntar archivos al cambiar el estado

Causa probable: Puede ser un problema de permisos o de tamaño del archivo.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que el archivo no exceda el tamaño máximo permitido (generalmente 5-10 MB).
2. Asegúrese de que el formato del archivo sea compatible (PDF, imágenes, documentos de Office).
3. Verifique su conexión a internet, ya que la carga puede tardar.
4. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

Los leads no se actualizan automáticamente en tiempo real

Causa probable: El sistema puede requerir recargar la página para ver cambios realizados por otros usuarios.

Cómo resolverlo:

1. Recargue la página periódicamente para ver los cambios más recientes.
2. El sistema puede tener una actualización automática cada cierto tiempo; espere unos minutos.
3. Si necesita ver cambios inmediatos, recargue manualmente la página.

No puedo eliminar un lead

Causa probable: Puede no tener permisos de eliminación o el lead puede tener restricciones.

Cómo resolverlo:

1. Verifique con el administrador que tenga permisos de “eliminar” en el módulo de leads.
2. Algunos leads pueden tener restricciones si están asociados a otros registros (contratos, facturas, etc.).
3. Si el lead está asociado a otros datos, considere cambiar su estado a “FRIO” en lugar de eliminarlo.
4. Contacte al administrador si necesita eliminar un lead con restricciones.

7. Recomendaciones finales

• Mantenga un registro organizado y actualizado de todos los leads para maximizar las oportunidades de conversión.
• Utilice los comentarios y detalles al cambiar estados para mantener un historial completo de interacciones.
• Programe recordatorios personales basados en las fechas de próximo contacto para no perder oportunidades.
• Colabore con su equipo compartiendo información relevante sobre los leads a través de los comentarios.
• Revise regularmente los leads en diferentes estados para identificar oportunidades de reactivación o seguimiento.
• Si un lead se convierte en cliente, asegúrese de actualizar su estado y crear el registro correspondiente en el módulo de Clientes.
• Tenga en cuenta que el sistema puede detectar automáticamente si un lead es una reinscripción basándose en el número de WhatsApp.
• Use la función de búsqueda eficientemente para evitar crear leads duplicados y mantener la base de datos limpia.