Configuración - Usuarios

1. Descripción general

El submódulo Usuarios permite gestionar todos los usuarios del sistema, incluyendo administradores, personal de soporte y usuarios cliente. Este módulo está diseñado para administradores del sistema que necesitan crear, modificar, suspender o eliminar cuentas de usuario, así como asignar roles y permisos.

El sistema permite registrar información completa de cada usuario, incluyendo datos personales, credenciales de acceso, imágenes de perfil y firma digital, y configurar funciones especiales como administrador de tickets o administrador de leads. Esto ayuda a mantener un control adecuado sobre quién tiene acceso al sistema y qué puede hacer cada usuario.

2. Acceso al módulo

El submódulo Usuarios es accesible desde el menú principal del sistema. Navegue a Configuración > Usuarios desde el menú lateral izquierdo. La ruta directa es #/configuracion/usuario.

Para acceder a este módulo, el usuario debe tener permisos de visualización asignados por el administrador del sistema. Los permisos pueden incluir: ver, crear, editar, eliminar y gestionar contraseñas de usuarios.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Lista de Usuarios

Esta es la pantalla principal que muestra todos los usuarios registrados en el sistema.

Componentes principales:

• Filtros de búsqueda: Permiten filtrar los usuarios por diferentes criterios:

  • Estado: Filtra por usuarios ACTIVOS o SUSPENDIDOS
  • Tipo Usuario: Filtra por CLIENTE, ADMINISTRADOR o SOPORTE
  • Botón Buscar: Actualiza la tabla con los filtros aplicados

• Tabla de usuarios: Muestra información clave de cada usuario:

  • Nombre completo
  • Email
  • Usuario (nombre de usuario para login)
  • Tipo de usuario
  • Rol asignado
  • Estado (Activo/Suspendido)
  • Teléfono
  • Fecha de último acceso

• Botones de acción:

  • Nuevo: Permite crear un nuevo usuario
  • Editar: Modifica la información de un usuario existente
  • Eliminar: Elimina un usuario del sistema (requiere confirmación)
  • Suspender/Activar: Cambia el estado del usuario
  • Cambiar Contraseña: Permite modificar la contraseña del usuario

3.2. Formulario de Usuario (Crear/Editar)

Formulario modal para ingresar o modificar información del usuario.

Campos principales:

Información Personal:

• Nombre: Nombre del usuario (obligatorio)
• Apellido: Apellido del usuario
• Correo Electrónico: Email del usuario (obligatorio, debe ser único)
• Teléfono: Número de teléfono de contacto

Credenciales de Acceso:

• Usuario: Nombre de usuario para iniciar sesión (obligatorio, debe ser único)
• Contraseña: Solo se solicita al crear un nuevo usuario (obligatoria al crear)
• Tipo: Tipo de usuario (CLIENTE, ADMINISTRADOR, SOPORTE)

Asignaciones:

• Rol: Selección del rol asignado al usuario (define permisos en el sistema)
• Personal: Asociación con un registro de personal (opcional)

Archivos:

• Foto de Perfil: Imagen del usuario (se muestra en el dashboard y perfil)
• Firma: Imagen de firma digital del usuario (para documentos)

Funciones Especiales:

• Administrador Tickets (Soporte): Permite gestionar tickets de soporte
• Administrador Leads: Permite gestionar y asignar leads

Botones:

• Guardar: Guarda los cambios realizados
• Cerrar: Cierra el formulario sin guardar cambios

3.3. Cambio de Contraseña

Formulario para modificar la contraseña de un usuario existente.

Campos:

• Nueva Contraseña: Contraseña nueva del usuario (obligatorio)
• Confirmar Contraseña: Repetición de la nueva contraseña para verificación

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Crear un nuevo usuario

1. Desde la lista de usuarios, haga clic en el botón “Nuevo”.
2. Se abrirá el formulario modal de creación.
3. Complete los campos obligatorios:
   • Nombre
   • Correo electrónico (debe ser único en el sistema)
   • Usuario (nombre de usuario para login, debe ser único)
   • Contraseña (solo al crear)
   • Tipo de usuario
4. Complete los campos opcionales:
   • Apellido
   • Teléfono
   • Rol (recomendado para asignar permisos)
   • Personal (si aplica)
5. Opcionalmente, cargue una foto de perfil:
   • Haga clic en “Examinar” en la sección “Foto de Perfil”
   • Seleccione una imagen desde su computadora
   • La imagen se mostrará en el formulario
6. Opcionalmente, cargue una firma digital:
   • Haga clic en “Examinar” en la sección “Firma”
   • Seleccione una imagen de firma desde su computadora
7. Configure las funciones especiales si es necesario:
   • Marque “Administrador Tickets” si el usuario gestionará soporte
   • Marque “Administrador Leads” si el usuario gestionará leads
8. Verifique que toda la información sea correcta.
9. Haga clic en el botón “Guardar”.
10. El sistema mostrará un mensaje de confirmación y el usuario se creará.
11. El nuevo usuario aparecerá en la lista y podrá iniciar sesión con las credenciales proporcionadas.

4.2. Flujo: Editar información de un usuario

1. Desde la lista de usuarios, localice el usuario que desea modificar.
2. Haga clic en el botón “Editar” o en el ícono de edición correspondiente.
3. Se abrirá el formulario con la información actual del usuario.
4. Modifique los campos que necesiten actualización:
   • Puede cambiar nombre, apellido, email, teléfono
   • Puede cambiar el tipo de usuario
   • Puede asignar o cambiar el rol
   • Puede actualizar la foto de perfil o firma
   • Puede modificar las funciones especiales
5. Nota importante: No puede cambiar la contraseña desde este formulario (use el formulario de cambio de contraseña).
6. Verifique que los cambios sean correctos.
7. Haga clic en el botón “Guardar”.
8. El sistema mostrará un mensaje de confirmación y actualizará la información.

4.3. Flujo: Cambiar la contraseña de un usuario

1. Desde la lista de usuarios, localice el usuario cuya contraseña desea cambiar.
2. Haga clic en el botón “Cambiar Contraseña” o en la opción correspondiente.
3. Se abrirá un formulario o modal para cambiar la contraseña.
4. Ingrese la nueva contraseña en el campo correspondiente.
5. Confirme la contraseña ingresándola nuevamente en el campo de confirmación.
6. Verifique que ambas contraseñas coincidan.
7. Haga clic en “Guardar” o “Confirmar”.
8. El sistema actualizará la contraseña y el usuario podrá usar la nueva contraseña en su próximo inicio de sesión.

4.4. Flujo: Suspender un usuario

1. Desde la lista de usuarios, localice el usuario que desea suspender.
2. Haga clic en el botón “Suspender” o en la opción correspondiente.
3. El sistema puede mostrar un mensaje de confirmación.
4. Confirme la suspensión.
5. El usuario será suspendido y no podrá iniciar sesión en el sistema.
6. El estado del usuario cambiará a “SUSPENDIDO” en la lista.

4.5. Flujo: Activar un usuario suspendido

1. Desde la lista de usuarios, aplique el filtro “SUSPENDIDOS” si es necesario.
2. Localice el usuario que desea reactivar.
3. Haga clic en el botón “Activar” o en la opción correspondiente.
4. El sistema puede mostrar un mensaje de confirmación.
5. Confirme la activación.
6. El usuario será reactivado y podrá iniciar sesión nuevamente.
7. El estado del usuario cambiará a “ACTIVO” en la lista.

4.6. Flujo: Filtrar usuarios

1. En la lista de usuarios, localice los filtros en la parte superior.
2. Seleccione el Estado deseado (ACTIVOS, SUSPENDIDOS, o deje en blanco para todos).
3. Seleccione el Tipo Usuario deseado (CLIENTE, ADMINISTRADOR, SOPORTE, o deje en blanco para todos).
4. Haga clic en el botón “Buscar”.
5. La tabla se actualizará mostrando solo los usuarios que coincidan con los filtros aplicados.
6. Para ver todos los usuarios nuevamente, limpie los filtros y haga clic en “Buscar”.

4.7. Flujo: Eliminar un usuario

1. Desde la lista de usuarios, localice el usuario que desea eliminar.
2. Haga clic en el botón “Eliminar” o en el ícono de eliminación.
3. Se abrirá un modal de confirmación.
4. Lea cuidadosamente el mensaje de advertencia.
5. Marque la casilla de confirmación si es requerida.
6. Confirme la eliminación haciendo clic en “Eliminar Ahora!”.
7. Advertencia: Esta acción no se puede deshacer. El usuario será eliminado permanentemente del sistema.
8. El usuario desaparecerá de la lista.

5. Buenas prácticas de uso

• Asigne siempre un rol a los usuarios para controlar sus permisos en el sistema de manera adecuada.
• Use nombres de usuario descriptivos y fáciles de recordar, preferiblemente basados en el nombre o email del usuario.
• Establezca contraseñas seguras al crear usuarios nuevos y recomiende a los usuarios cambiarlas en su primer acceso.
• Mantenga las fotos de perfil actualizadas para facilitar la identificación de usuarios en el sistema.
• Suspenda usuarios en lugar de eliminarlos cuando sea temporal, para mantener el historial de datos.
• Solo elimine usuarios cuando esté completamente seguro de que no serán necesarios en el futuro.
• Revise periódicamente la lista de usuarios suspendidos para reactivar aquellos que deban volver al sistema.
• Asigne la función “Administrador Tickets” solo a usuarios del área de soporte que realmente la necesiten.
• Asigne la función “Administrador Leads” solo a usuarios del área comercial que gestionen leads.
• Verifique que los emails sean únicos y válidos antes de guardar para evitar problemas de acceso.
• Mantenga una política de nombres de usuario consistente en toda la organización.
• Documente cualquier cambio importante realizado en usuarios para referencia futura.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No puedo crear un nuevo usuario, aparece un error de email duplicado

Causa probable: Ya existe un usuario con el mismo email en el sistema.

Cómo resolverlo:

1. Verifique en la lista de usuarios si ya existe un usuario con ese email.
2. Si el usuario existe pero está suspendido, considere reactivarlo en lugar de crear uno nuevo.
3. Si necesita crear el usuario de todas formas, use un email diferente o contacte al administrador del sistema.
4. Verifique que no esté intentando editar un usuario existente pensando que es nuevo.

El nombre de usuario ya está en uso

Causa probable: El nombre de usuario que intenta usar ya está registrado en el sistema.

Cómo resolverlo:

1. Los nombres de usuario deben ser únicos en el sistema.
2. Intente usar una variación del nombre de usuario (ej: agregar números o iniciales).
3. Verifique en la lista de usuarios si ya existe ese nombre de usuario.
4. Si el usuario existe pero está suspendido, considere reactivarlo.

No puedo cambiar la contraseña de un usuario

Causa probable: Puede ser un problema de permisos o que el formulario no se haya abierto correctamente.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que tenga permisos de edición en el módulo de usuarios.
2. Asegúrese de haber seleccionado un usuario antes de intentar cambiar la contraseña.
3. Recargue la página y vuelva a intentar.
4. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

La foto de perfil no se carga o no se muestra

Causa probable: Puede ser un problema con el formato o tamaño del archivo, o con la carga del archivo.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que el archivo sea una imagen (JPG, PNG, GIF).
2. Asegúrese de que el tamaño del archivo no exceda el límite permitido (generalmente 2-5 MB).
3. Intente con una imagen más pequeña o en un formato diferente.
4. Verifique su conexión a internet durante la carga.
5. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

No puedo suspender o activar un usuario

Causa probable: Puede ser un problema de permisos o que el usuario tenga restricciones especiales.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que tenga permisos de edición en el módulo de usuarios.
2. Algunos usuarios del sistema pueden tener restricciones y no pueden ser suspendidos (como el super usuario).
3. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.
4. Verifique que el usuario no esté actualmente en sesión en el sistema.

El usuario no puede iniciar sesión después de crearlo

Causa probable: Puede ser que la contraseña no se haya establecido correctamente o que el usuario esté suspendido.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que el usuario no esté suspendido en la lista de usuarios.
2. Use la función “Cambiar Contraseña” para establecer una nueva contraseña.
3. Verifique que el nombre de usuario y email sean correctos.
4. Asegúrese de que el tipo de usuario sea el adecuado.
5. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

No puedo eliminar un usuario

Causa probable: El usuario puede tener datos asociados (contratos, facturas, tickets, etc.) que impiden su eliminación.

Cómo resolverlo:

1. Algunos usuarios no pueden ser eliminados si tienen registros asociados en el sistema.
2. En lugar de eliminar, considere suspender el usuario para mantener el historial de datos.
3. Si realmente necesita eliminar el usuario, contacte al administrador del sistema para revisar las dependencias.
4. Verifique que tenga permisos de eliminación en el módulo de usuarios.

Los filtros no funcionan correctamente

Causa probable: Puede ser que no haya hecho clic en el botón “Buscar” después de cambiar los filtros.

Cómo resolverlo:

1. Asegúrese de hacer clic en el botón “Buscar” después de seleccionar los filtros.
2. Verifique que los filtros seleccionados sean válidos.
3. Limpie los filtros y vuelva a aplicarlos si es necesario.
4. Recargue la página si el problema persiste.

El rol asignado no se guarda

Causa probable: Puede ser que el rol seleccionado no sea válido o que haya un error al guardar.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que haya seleccionado un rol válido de la lista desplegable.
2. Asegúrese de hacer clic en “Guardar” después de seleccionar el rol.
3. Recargue la página y verifique si el rol se guardó.
4. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

No puedo ver todos los usuarios en la lista

Causa probable: Puede haber filtros activos que estén limitando los resultados.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que no haya filtros aplicados (Estado y Tipo Usuario deben estar en “Seleccione…” o vacíos).
2. Haga clic en el botón “Buscar” para actualizar la lista sin filtros.
3. Si el problema persiste, verifique con el administrador que tenga permisos para ver todos los usuarios.
4. Algunos sistemas pueden mostrar solo usuarios de la misma empresa o área.

7. Recomendaciones finales

• Mantenga un registro organizado de todos los usuarios del sistema para facilitar la gestión y el control de acceso.
• Revise periódicamente la lista de usuarios para identificar cuentas inactivas o que deban ser suspendidas.
• Establezca una política clara de nombres de usuario y contraseñas para mantener la seguridad del sistema.
• Asigne roles apropiados a cada usuario según sus responsabilidades para mantener el principio de menor privilegio.
• Documente cualquier cambio importante en usuarios, especialmente suspensiones o eliminaciones.
• Mantenga las fotos de perfil actualizadas para facilitar la identificación visual de usuarios en el sistema.
• Use la función de suspensión en lugar de eliminación cuando sea posible para mantener el historial de datos.
• Revise regularmente los permisos y funciones especiales asignadas a los usuarios para asegurar que sigan siendo apropiados.
• Si un usuario reporta problemas para iniciar sesión, verifique primero su estado (activo/suspendido) y luego las credenciales.
• Tenga en cuenta que algunos usuarios pueden tener restricciones especiales y no pueden ser modificados o eliminados por seguridad del sistema.