Configuración - Plantillas de Notificación

Plantillas de Notificación

1. Descripción general

El módulo de Plantillas de Notificación permite crear y gestionar plantillas personalizadas para enviar notificaciones automáticas a los clientes del sistema. Este módulo está diseñado principalmente para administradores y personal de configuración que necesitan establecer mensajes estandarizados que se enviarán automáticamente a través de correo electrónico o WhatsApp.

El sistema utiliza estas plantillas para enviar notificaciones programadas, especialmente para alertar sobre vencimientos de alquileres o servicios. Las plantillas permiten personalizar el contenido de los mensajes utilizando variables dinámicas que se reemplazan automáticamente con información real del cliente, como nombre, fechas, montos y días restantes. Esto ayuda a mantener una comunicación profesional y oportuna con los clientes sin necesidad de crear mensajes manualmente cada vez.

2. Acceso al módulo

El módulo Plantillas de Notificación es accesible desde el menú principal del sistema. Navegue a Configuración > Plantillas de Notificación desde el menú lateral izquierdo. La ruta directa es #/configuracion/plantilla_notificacion.

Para acceder a este módulo, el usuario debe tener permisos de visualización asignados por el administrador del sistema. Los permisos pueden incluir: ver, crear, editar y eliminar plantillas de notificación. Es importante tener en cuenta que solo puede haber una plantilla activa del tipo “Vencimiento del Sistema de Alquiler” funcionando a la vez.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Lista de Plantillas de Notificación

Esta es la pantalla principal que muestra todas las plantillas de notificación registradas en el sistema.

Componentes principales:

• Encabezado de página:

  • Título: “Plantillas de Notificación” con icono de campana
  • Botón Nueva Plantilla: Permite crear una nueva plantilla de notificación
  • Botón Actualizar: Recarga la tabla de plantillas para ver los últimos cambios

• Tabla de plantillas: Muestra información clave de cada plantilla:

  • ACCIÓN: Botones para editar o eliminar la plantilla
  • Nombre: Nombre descriptivo de la plantilla
  • Tipo: Tipo de notificación (Vencimiento del Sistema de Alquiler u Otros)
  • Canales: Canales configurados (Email, WhatsApp, o ambos)
  • Estado: Indica si la plantilla está Activa (badge verde) o Inactiva (badge rojo)

• Botones de acción en cada fila:

  • EDITAR: Abre el formulario para modificar la plantilla
  • Eliminar: Elimina la plantilla del sistema (requiere confirmación con checkbox de acuerdo)

3.2. Formulario de Plantilla de Notificación (Crear/Editar)

Formulario modal para crear o editar una plantilla de notificación. El formulario se adapta dinámicamente según los canales seleccionados.

Campos principales:

Información Básica:

• Tipo de Notificación: Campo obligatorio que permite seleccionar:

  • “Vencimiento del Sistema de Alquiler”: Para notificaciones automáticas de vencimiento de servicios de alquiler
  • “Otros”: Para otros tipos de notificaciones personalizadas

• Nombre de la Plantilla: Campo obligatorio donde se ingresa un nombre descriptivo para identificar la plantilla (ejemplo: “Notificación de Vencimiento”)

Configuración de Canales:

• Canal de Notificación: Campo obligatorio con opciones de selección múltiple:
  • Email: Checkbox para habilitar notificaciones por correo electrónico
  • WhatsApp: Checkbox para habilitar notificaciones por WhatsApp
  • Nota: Debe seleccionarse al menos un canal (Email o WhatsApp)

Configuración de Tiempo:

• Días Antes de Vencer: Campo obligatorio numérico que indica cuántos días antes de la fecha de vencimiento se iniciarán las notificaciones (valor mínimo: 0)

• Intervalo de Días (Antes): Campo obligatorio numérico que indica cada cuántos días se enviará una notificación antes de vencer (valor mínimo: 1)

• Intervalo de Días (Después): Campo obligatorio numérico que indica cada cuántos días se enviará una notificación después de vencer (valor mínimo: 1)

Plantilla de Email:

Este bloque solo se muestra cuando el checkbox de Email está marcado.

• Editor de contenido: Editor de texto enriquecido (CKEditor) que permite crear el contenido HTML del correo electrónico con formato, colores, imágenes, etc.

• Variables disponibles: Badges clicables que permiten insertar variables dinámicas en el contenido:

  • {cliente}: Nombre o razón social del cliente
  • {ruc}: Número de documento del cliente
  • {fecha_inicio}: Fecha de inicio del servicio
  • {fecha_fin}: Fecha de fin del servicio
  • {nombre_plan}: Nombre del plan o servicio
  • {dias_restantes}: Días restantes hasta el vencimiento
  • {costo}: Costo del servicio

Mensaje de WhatsApp:

Este bloque solo se muestra cuando el checkbox de WhatsApp está marcado.

• Campo de texto: Área de texto para escribir el mensaje que se enviará por WhatsApp

• Variables disponibles: Badges clicables con las mismas variables disponibles para Email

Estado:

• Activo: Checkbox que permite activar o desactivar la plantilla. Solo las plantillas activas serán utilizadas por el sistema para enviar notificaciones automáticas.

Botones:

• Guardar: Guarda la plantilla con todas las configuraciones
• Cerrar: Cierra el formulario sin guardar cambios

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Crear una nueva plantilla de notificación

1. Paso 1: Acceda al módulo desde el menú Configuración > Plantillas de Notificación

2. Paso 2: Haga clic en el botón “Nueva Plantilla” ubicado en la parte superior derecha de la pantalla

3. Paso 3: Complete los campos obligatorios:

   • Seleccione el Tipo de Notificación (ejemplo: “Vencimiento del Sistema de Alquiler”)
   • Ingrese un Nombre descriptivo para la plantilla

4. Paso 4: Configure los canales de notificación:

   • Marque al menos uno de los checkboxes: Email o WhatsApp
   • Si marca Email, aparecerá el editor de contenido donde debe escribir el mensaje
   • Si marca WhatsApp, aparecerá el campo de texto para el mensaje

5. Paso 5: Configure los parámetros de tiempo:

   • Ingrese Días Antes de Vencer (ejemplo: 30 días)
   • Ingrese Intervalo de Días (Antes) (ejemplo: 7 días - notificará cada semana)
   • Ingrese Intervalo de Días (Después) (ejemplo: 5 días - notificará cada 5 días después de vencer)

6. Paso 6: Cree el contenido de los mensajes:

   • Para Email: Use el editor para escribir el contenido HTML. Puede hacer clic en los badges de variables para insertarlas automáticamente
   • Para WhatsApp: Escriba el mensaje de texto. Puede hacer clic en los badges de variables para insertarlas

7. Paso 7: Verifique que el checkbox “Activo” esté marcado si desea que la plantilla se use automáticamente

8. Paso 8: Haga clic en el botón “Guardar”

9. Resultado esperado: El sistema mostrará un mensaje de confirmación “Guardado Correctamente” y la nueva plantilla aparecerá en la tabla

4.2. Flujo: Editar una plantilla existente

1. Paso 1: En la lista de plantillas, localice la plantilla que desea modificar

2. Paso 2: Haga clic en el botón “EDITAR” de la fila correspondiente

3. Paso 3: El formulario se abrirá con todos los datos actuales de la plantilla cargados

4. Paso 4: Modifique los campos que necesite cambiar:

   • Puede cambiar el tipo de notificación
   • Puede modificar el nombre
   • Puede activar o desactivar canales (Email/WhatsApp)
   • Puede ajustar los intervalos de días
   • Puede editar el contenido de los mensajes
   • Puede cambiar el estado (Activo/Inactivo)

5. Paso 5: Haga clic en el botón “Guardar”

6. Resultado esperado: El sistema mostrará un mensaje de confirmación y la tabla se actualizará con los cambios

4.3. Flujo: Insertar variables en el contenido

1. Paso 1: Abra el formulario de crear o editar plantilla

2. Paso 2: Active el canal correspondiente (Email o WhatsApp)

3. Paso 3: Escriba el contenido base del mensaje

4. Paso 4: Para insertar una variable, haga clic en el badge correspondiente (ejemplo: {cliente}, {fecha_fin}, etc.)

5. Paso 5: La variable se insertará automáticamente en la posición del cursor en el editor o campo de texto

6. Resultado esperado: La variable aparecerá en el contenido y cuando se envíe la notificación, será reemplazada por el valor real correspondiente

Ejemplo de uso de variables:

• En Email: “Estimado {cliente}, le recordamos que su servicio {nombre_plan} vence el {fecha_fin}. Quedan {dias_restantes} días restantes.”

• En WhatsApp: “Hola {cliente}, su servicio vence en {dias_restantes} días. Fecha: {fecha_fin}“

4.4. Flujo: Eliminar una plantilla

1. Paso 1: En la lista de plantillas, localice la plantilla que desea eliminar

2. Paso 2: Haga clic en el botón con el ícono de menú desplegable (tres puntos) en la columna ACCIÓN

3. Paso 3: Seleccione la opción “Eliminar” del menú desplegable

4. Paso 4: Aparecerá un cuadro de confirmación mostrando el nombre de la plantilla

5. Paso 5: Marque el checkbox “Estoy de acuerdo” para confirmar la eliminación

6. Paso 6: Haga clic en el botón “Si, eliminar!”

7. Resultado esperado: El sistema mostrará un mensaje de confirmación “Eliminado Correctamente” y la plantilla desaparecerá de la tabla

4.5. Flujo: Activar o desactivar una plantilla

1. Paso 1: Edite la plantilla que desea activar o desactivar

2. Paso 2: En el formulario, localice el checkbox “Activo” al final del formulario

3. Paso 3:

   • Para activar: Marque el checkbox
   • Para desactivar: Desmarque el checkbox

4. Paso 4: Haga clic en “Guardar”

5. Resultado esperado: El estado de la plantilla cambiará en la tabla. Solo las plantillas activas serán utilizadas por el sistema para enviar notificaciones automáticas

5. Buenas prácticas de uso

• Siempre complete todos los campos obligatorios antes de guardar para evitar errores de validación. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo (*).

• Seleccione al menos un canal de notificación (Email o WhatsApp). El sistema no permitirá guardar una plantilla sin canales configurados.

• Si activa Email, debe ingresar contenido en la plantilla de email. El sistema validará que el campo no esté vacío.

• Si activa WhatsApp, debe ingresar contenido en el mensaje de WhatsApp. El sistema validará que el campo no esté vacío.

• Configure valores realistas para los intervalos de días. Por ejemplo:

  • Días Antes de Vencer: 30 (comenzará a notificar 30 días antes)
  • Intervalo de Días (Antes): 7 (notificará cada semana)
  • Intervalo de Días (Después): 5 (notificará cada 5 días después de vencer)

• Use las variables disponibles para personalizar los mensajes. Esto asegura que cada cliente reciba información específica y relevante.

• Revise el contenido de los mensajes antes de guardar, especialmente la ortografía y la claridad del mensaje.

• Mantenga solo una plantilla activa del tipo “Vencimiento del Sistema de Alquiler” a la vez para evitar confusión en el sistema de notificaciones automáticas.

• Pruebe las plantillas creando una de prueba y verificando que las variables se reemplacen correctamente cuando se envíen las notificaciones.

• Use nombres descriptivos para las plantillas que indiquen claramente su propósito (ejemplo: “Notificación Vencimiento - 30 días antes”).

• Desactive plantillas antiguas antes de crear nuevas para evitar que se usen plantillas obsoletas.

• Verifique que los valores numéricos sean enteros positivos. El sistema no acepta números negativos ni decimales en los campos de días.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

El sistema muestra el mensaje “El nombre es requerido”

Causa probable: No se ingresó un nombre para la plantilla o el campo está vacío.

Cómo resolverlo: Complete el campo “Nombre de la Plantilla” con un texto descriptivo y vuelva a intentar guardar.

El sistema muestra el mensaje “El tipo de notificación es requerido”

Causa probable: No se seleccionó una opción en el campo “Tipo de Notificación”.

Cómo resolverlo: Seleccione una opción del menú desplegable “Tipo de Notificación” (Vencimiento del Sistema de Alquiler u Otros) y vuelva a intentar guardar.

El sistema muestra el mensaje “Debe seleccionar al menos un canal de notificación (Email o WhatsApp)”

Causa probable: No se marcó ningún checkbox de canal (ni Email ni WhatsApp).

Cómo resolverlo: Marque al menos uno de los checkboxes: “Email” o “WhatsApp”. Puede marcar ambos si desea enviar notificaciones por ambos canales.

El sistema muestra el mensaje “Debe ingresar el contenido de la plantilla de email”

Causa probable: Se marcó el checkbox de Email pero no se ingresó contenido en el editor de email.

Cómo resolverlo:

• Asegúrese de que el checkbox de Email esté marcado
• Verifique que el editor de email esté visible (si no lo está, marque y desmarque el checkbox de Email)
• Escriba el contenido del mensaje en el editor de email
• Vuelva a intentar guardar

El sistema muestra el mensaje “Debe ingresar el mensaje de WhatsApp”

Causa probable: Se marcó el checkbox de WhatsApp pero no se ingresó texto en el campo de mensaje.

Cómo resolverlo:

• Asegúrese de que el checkbox de WhatsApp esté marcado
• Verifique que el campo de texto de WhatsApp esté visible
• Escriba el mensaje en el campo de texto
• Vuelva a intentar guardar

El sistema muestra el mensaje “Los días antes de vencer debe ser un número entero mayor o igual a 0”

Causa probable: Se ingresó un valor negativo, un número decimal, o se dejó el campo vacío en “Días Antes de Vencer”.

Cómo resolverlo: Ingrese un número entero positivo o cero (0) en el campo “Días Antes de Vencer”. Ejemplos válidos: 0, 7, 15, 30.

El sistema muestra el mensaje “El intervalo de días antes debe ser un número entero mayor a 0”

Causa probable: Se ingresó un valor menor o igual a 0, un número decimal, o se dejó el campo vacío en “Intervalo de Días (Antes)”.

Cómo resolverlo: Ingrese un número entero mayor a 0 en el campo “Intervalo de Días (Antes)”. Ejemplos válidos: 1, 3, 7, 15.

El sistema muestra el mensaje “El intervalo de días después debe ser un número entero mayor a 0”

Causa probable: Se ingresó un valor menor o igual a 0, un número decimal, o se dejó el campo vacío en “Intervalo de Días (Después)”.

Cómo resolverlo: Ingrese un número entero mayor a 0 en el campo “Intervalo de Días (Después)”. Ejemplos válidos: 1, 5, 10.

No puedo ver el editor de email cuando marco el checkbox

Causa probable: El editor puede tardar unos segundos en inicializarse o puede haber un problema de carga.

Cómo resolverlo:

• Espere unos segundos después de marcar el checkbox
• Si no aparece, desmarque y vuelva a marcar el checkbox de Email
• Recargue la página y vuelva a intentar
• Verifique que su navegador tenga JavaScript habilitado

Las variables no se insertan cuando hago clic en los badges

Causa probable: El editor de email no está completamente inicializado o hay un problema con el cursor en el campo de texto.

Cómo resolverlo:

• Para Email: Haga clic dentro del editor de email primero para posicionar el cursor, luego haga clic en el badge de la variable
• Para WhatsApp: Haga clic dentro del campo de texto para posicionar el cursor, luego haga clic en el badge de la variable
• Si el problema persiste, puede escribir manualmente las variables usando el formato {nombre_variable}

El sistema muestra el mensaje “Debe marcar el check de acuerdo” al intentar eliminar

Causa probable: Se intentó eliminar una plantilla pero no se marcó el checkbox de confirmación.

Cómo resolverlo: En el cuadro de confirmación de eliminación, marque el checkbox “Estoy de acuerdo” antes de hacer clic en “Si, eliminar!”.

La plantilla se guardó pero no se están enviando notificaciones automáticas

Causa probable: La plantilla está inactiva o hay un problema con la configuración del cronjob del sistema.

Cómo resolverlo:

• Verifique que el checkbox “Activo” esté marcado en la plantilla
• Verifique que el tipo de notificación coincida con el tipo que el sistema está buscando
• Contacte al administrador del sistema para verificar que el cronjob de notificaciones esté configurado y funcionando correctamente

No puedo eliminar una plantilla porque aparece un error

Causa probable: La plantilla puede estar siendo utilizada por el sistema o hay un problema de permisos.

Cómo resolverlo:

• Verifique que tiene permisos para eliminar plantillas
• Intente desactivar la plantilla primero, luego elimínela
• Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema

7. Recomendaciones finales

• Use plantillas activas con cuidado: Solo active una plantilla cuando esté completamente configurada y probada. El sistema utilizará automáticamente las plantillas activas para enviar notificaciones a los clientes.

• Revise periódicamente las plantillas activas: Verifique que las plantillas activas sigan siendo relevantes y estén actualizadas con la información correcta de la empresa.

• Mantenga plantillas de respaldo: Antes de modificar una plantilla activa que está funcionando correctamente, considere crear una copia como respaldo o desactivarla temporalmente mientras realiza cambios.

• Pruebe las variables: Antes de activar una plantilla, verifique que todas las variables que utiliza estén disponibles y se reemplacen correctamente. Puede hacer esto revisando los datos de ejemplo o consultando con el administrador del sistema.

• Configure intervalos razonables: Los intervalos muy cortos (1 día) pueden generar demasiadas notificaciones y molestar a los clientes. Los intervalos muy largos pueden hacer que las notificaciones lleguen demasiado tarde. Encuentre un balance adecuado según las necesidades de su negocio.

• Personalice los mensajes: Aproveche las variables disponibles para crear mensajes personalizados y profesionales que mejoren la experiencia del cliente.

• Documente cambios importantes: Si realiza cambios significativos en una plantilla activa, considere documentar los cambios y notificar al equipo para que estén al tanto de las modificaciones.

• Coordinación con otros módulos: Las plantillas de notificación funcionan en conjunto con la información de clientes y servicios. Asegúrese de que los datos de clientes (emails, números de WhatsApp) estén correctamente configurados en el módulo de Clientes para que las notificaciones se envíen correctamente.