Cobranzas

1. Descripción general

El módulo Cobranzas permite gestionar y dar seguimiento a los pagos pendientes de los contratos de clientes. Este módulo está diseñado para usuarios del área de cobranzas, administradores financieros y supervisores que necesitan monitorear y gestionar el proceso de recaudación de cuentas por cobrar.

El sistema muestra contratos que están próximos a vencer o que ya han vencido, permitiendo realizar seguimientos, cambiar estados, programar contactos futuros y mantener un historial completo de las gestiones de cobranza. Esto ayuda a optimizar el flujo de caja y reducir las cuentas por cobrar vencidas.

2. Acceso al módulo

El módulo Cobranzas es accesible desde el menú principal del sistema. Haga clic en el ítem “Cobranzas” ubicado en el menú lateral izquierdo. La ruta directa es #/cobranzas.

Para acceder a este módulo, el usuario debe tener permisos de visualización asignados por el administrador del sistema. Los permisos pueden incluir: ver, crear, editar y gestionar estados de cobranza.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Lista de Contratos por Vencer

Esta es la pantalla principal que muestra los contratos que requieren atención de cobranza.

Componentes principales:

• Filtros de tipo de cobranza: Botones o pestañas que permiten filtrar los contratos:

  • Todos: Muestra todos los contratos que requieren atención
  • Sin Contacto: Contratos que no han tenido seguimiento
  • Otros filtros según la configuración del sistema

• Lista de contratos: Muestra información clave de cada contrato:

  • RUC del cliente
  • Nombre del cliente
  • Teléfono/WhatsApp del cliente
  • Vendedor asignado
  • Fecha de inicio del contrato
  • Fecha de vencimiento
  • Estado actual del contrato
  • Fecha de último contacto (si existe)

• Indicadores visuales:

  • Los contratos vencidos se muestran con un borde rojo a la izquierda
  • Los contratos agendados pueden tener un efecto de parpadeo para llamar la atención

• Campo de búsqueda: Permite buscar contratos por cliente, RUC, teléfono u otros criterios.

• Botón de actualización: Permite refrescar la lista de contratos manualmente.

3.2. Panel de Información del Contrato

Al seleccionar un contrato, se muestra un panel lateral o sección con información detallada.

Información mostrada:

• Datos del cliente:

  • Nombre completo o razón social
  • RUC o número de documento
  • Teléfono y WhatsApp
  • Información de contacto adicional

• Datos del contrato:

  • Número de contrato
  • Producto o servicio contratado
  • Monto del contrato
  • Moneda
  • Fechas importantes (inicio, vencimiento)
  • Estado actual

• Historial de gestiones: Lista de todas las gestiones de cobranza realizadas con:

  • Fecha y hora de cada gestión
  • Estado registrado
  • Descripción o comentarios
  • Usuario que realizó la gestión
  • Archivos adjuntos (si los hay)

3.3. Formulario de Gestión de Estado

Formulario para registrar una nueva gestión de cobranza o cambiar el estado del contrato.

Campos principales:

• Estado: Selección del nuevo estado del contrato:

  • AGENDADO: Se programó un contacto futuro
  • COBRADO: El pago fue recibido
  • RECHAZADO: El cliente rechazó el pago o no puede pagar
  • Otros estados según la configuración

• Fecha: Fecha de la gestión (por defecto la fecha actual)

• Detalle/Descripción: Campo de texto para registrar observaciones sobre la gestión:

  • Resultado del contacto
  • Compromisos del cliente
  • Razones de retraso
  • Cualquier información relevante

• Fecha de próximo contacto: Permite programar la siguiente fecha de seguimiento

• Hora de contacto: Hora preferida para el próximo contacto

• Archivo adjunto: Opción para adjuntar documentos relacionados:

  • Comprobantes de pago
  • Notas de crédito
  • Correos electrónicos
  • Otros documentos relevantes

Botones:

• Guardar: Guarda la gestión y actualiza el estado del contrato
• Cancelar: Cierra el formulario sin guardar

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Flujo: Revisar contratos por vencer

1. Acceda al módulo Cobranzas desde el menú lateral.
2. El sistema mostrará automáticamente los contratos que están próximos a vencer (dentro de los próximos 30 días) o que ya han vencido.
3. Revise la lista de contratos mostrada.
4. Los contratos vencidos aparecerán con un borde rojo a la izquierda para facilitar su identificación.
5. Utilice los filtros en la parte superior para ver diferentes tipos de contratos:
   • Haga clic en “Sin Contacto” para ver solo contratos sin seguimiento
   • Haga clic en otros filtros según sus necesidades
6. Use el campo de búsqueda para encontrar un contrato específico por cliente, RUC o teléfono.

4.2. Flujo: Seleccionar un contrato para gestión

1. En la lista de contratos, localice el contrato que desea gestionar.
2. Haga clic en el contrato de la lista.
3. Se abrirá o mostrará el panel de información del contrato con todos los detalles.
4. Revise la información del cliente y del contrato.
5. Revise el historial de gestiones anteriores para entender el contexto.
6. Con esta información, podrá realizar una gestión informada.

4.3. Flujo: Registrar una gestión de cobranza

1. Seleccione un contrato de la lista (siga el flujo anterior).
2. En el panel de información, localice el formulario de gestión de estado.
3. Complete el formulario:
   • Seleccione el nuevo estado del contrato según el resultado de su gestión
   • Ingrese la fecha de la gestión (por defecto será la fecha actual)
   • Escriba un detalle describiendo lo que ocurrió:
     • Si contactó al cliente, qué le dijo
     • Si el cliente se comprometió a pagar, cuándo
     • Si hubo algún problema o razón de retraso
     • Cualquier información relevante
4. Si necesita hacer un seguimiento futuro:
   • Establezca la fecha de próximo contacto
   • Establezca la hora preferida para contactar
5. Si tiene documentos relacionados (comprobantes, correos, etc.):
   • Haga clic en “Adjuntar archivo” o el botón correspondiente
   • Seleccione el archivo desde su computadora
   • Espere a que se cargue el archivo
6. Revise que toda la información sea correcta.
7. Haga clic en el botón “Guardar” o “Confirmar”.
8. El sistema guardará la gestión, actualizará el estado del contrato y mostrará un mensaje de confirmación.
9. El contrato se actualizará en la lista con el nuevo estado.

4.4. Flujo: Marcar un contrato como cobrado

1. Seleccione el contrato que fue pagado.
2. Abra el formulario de gestión de estado.
3. En el campo “Estado”, seleccione “COBRADO”.
4. En el campo “Detalle”, registre información sobre el pago:
   • Monto recibido
   • Método de pago
   • Número de comprobante (si aplica)
   • Fecha de pago
5. Si tiene el comprobante de pago, adjúntelo como archivo.
6. Haga clic en “Guardar”.
7. El contrato se marcará como cobrado y puede desaparecer de la lista de cobranzas activas.

4.4. Flujo: Programar un contacto futuro (Agendar)

1. Seleccione el contrato que necesita seguimiento futuro.
2. Abra el formulario de gestión de estado.
3. En el campo “Estado”, seleccione “AGENDADO”.
4. En el campo “Detalle”, registre por qué se está agendando:
   • “Cliente se comprometió a pagar el [fecha]”
   • “No se pudo contactar, reintentar el [fecha]”
   • Cualquier otra razón relevante
5. Establezca la “Fecha de próximo contacto” cuando desee realizar el seguimiento.
6. Establezca la “Hora de contacto” si tiene una hora preferida.
7. Haga clic en “Guardar”.
8. El contrato quedará agendado y aparecerá en la lista de contratos agendados.
9. El sistema puede mostrar estos contratos con un efecto visual (parpadeo) para recordarle el contacto.

4.5. Flujo: Buscar un contrato específico

1. En la parte superior de la lista de contratos, localice el campo de búsqueda.
2. Escriba cualquier término relacionado:
   • Nombre del cliente
   • RUC del cliente
   • Número de teléfono
   • Cualquier otro dato del contrato
3. El sistema filtrará automáticamente los resultados mientras escribe.
4. Los contratos que coincidan aparecerán en la lista.
5. Para limpiar la búsqueda y ver todos los contratos nuevamente, borre el texto del campo de búsqueda.

4.6. Flujo: Revisar historial de gestiones

1. Seleccione un contrato de la lista.
2. En el panel de información, localice la sección “Historial de gestiones” o “Gestiones anteriores”.
3. Revise la lista de todas las gestiones realizadas, mostrando:
   • Fecha y hora de cada gestión
   • Estado que se registró
   • Descripción o comentarios
   • Usuario que realizó la gestión
4. Si hay archivos adjuntos en alguna gestión, puede hacer clic para descargarlos o visualizarlos.
5. Use esta información para entender el contexto completo del contrato antes de realizar una nueva gestión.

5. Buenas prácticas de uso

• Revise diariamente la lista de contratos por vencer para identificar cuentas que requieren atención inmediata.
• Priorice los contratos vencidos (marcados con borde rojo) ya que representan mayor riesgo.
• Registre siempre detalles completos en cada gestión para que otros miembros del equipo puedan entender el contexto.
• Programe fechas de próximo contacto realistas y factibles de cumplir.
• Adjunte comprobantes de pago u otros documentos importantes para mantener un registro completo.
• Actualice el estado del contrato inmediatamente después de recibir un pago.
• Revise el historial de gestiones antes de contactar a un cliente para estar informado sobre gestiones anteriores.
• Use el campo de búsqueda para localizar rápidamente contratos específicos cuando tenga muchos registros.
• Mantenga comunicación constante con clientes que tienen contratos próximos a vencer para evitar vencimientos.
• Si un cliente se compromete a pagar en una fecha específica, agende el contrato para esa fecha y realice el seguimiento correspondiente.
• No marque un contrato como “COBRADO” hasta que el pago esté confirmado y recibido.
• Si un contrato se marca como “RECHAZADO”, documente claramente las razones para futuras referencias.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No puedo ver la lista de contratos, aparece vacía

Causa probable: Puede ser que no haya contratos por vencer o que haya un problema de conexión.

Cómo resolverlo:

1. Verifique su conexión a internet.
2. Haga clic en el botón de actualización para refrescar la lista.
3. Verifique que no haya filtros activos que estén ocultando los contratos.
4. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.
5. Verifique que tenga permisos para ver el módulo de cobranzas.

No puedo seleccionar un contrato de la lista

Causa probable: Puede ser un problema de la interfaz o que el contrato no esté disponible.

Cómo resolverlo:

1. Intente hacer clic en diferentes partes del elemento del contrato.
2. Recargue la página presionando F5.
3. Verifique que su navegador esté actualizado y tenga JavaScript habilitado.
4. Si el problema persiste, contacte al soporte técnico.

El formulario de gestión no se abre o no funciona

Causa probable: Puede ser que no haya seleccionado un contrato o que haya un error en la interfaz.

Cómo resolverlo:

1. Asegúrese de haber seleccionado un contrato de la lista primero.
2. Si aparece un mensaje indicando que no ha elegido un contrato, seleccione uno antes de intentar gestionar.
3. Recargue la página y vuelva a intentar.
4. Verifique que tenga permisos para gestionar estados de cobranza.
5. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

No puedo guardar la gestión, aparece un error

Causa probable: Puede faltar información obligatoria o haber un problema con los datos ingresados.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que haya seleccionado un estado en el campo correspondiente.
2. Asegúrese de que la fecha sea válida.
3. Si está adjuntando un archivo, verifique que no exceda el tamaño máximo permitido.
4. Revise que el formato del archivo sea compatible (PDF, imágenes, documentos).
5. Si el error persiste, copie el mensaje de error y contacte al administrador del sistema.

No puedo adjuntar archivos al formulario de gestión

Causa probable: Puede ser un problema de permisos, tamaño del archivo o formato incompatible.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que el archivo no exceda el tamaño máximo permitido (generalmente 5-10 MB).
2. Asegúrese de que el formato del archivo sea compatible (PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX, etc.).
3. Verifique su conexión a internet, ya que la carga puede tardar.
4. Intente con un archivo más pequeño para descartar problemas de tamaño.
5. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

El estado del contrato no se actualiza después de guardar

Causa probable: Puede ser un problema de conexión o que el cambio no se haya guardado correctamente.

Cómo resolverlo:

1. Verifique su conexión a internet.
2. Recargue la página y verifique nuevamente el estado del contrato.
3. Revise el historial de gestiones para confirmar que la gestión se guardó.
4. Si la gestión aparece en el historial pero el estado no cambió, contacte al administrador del sistema.
5. Intente realizar la gestión nuevamente si es necesario.

Los contratos agendados no aparecen con el efecto visual

Causa probable: Puede ser una configuración del navegador o que el efecto esté deshabilitado.

Cómo resolverlo:

1. El efecto visual es opcional y puede no estar disponible en todos los navegadores.
2. Verifique que los contratos agendados aparezcan en la lista aunque no tengan el efecto visual.
3. Use las fechas de próximo contacto para identificar contratos que requieren atención.
4. Si necesita el efecto visual, contacte al administrador del sistema.

No puedo ver el historial de gestiones de un contrato

Causa probable: Puede ser que el contrato no tenga gestiones previas o que haya un problema de permisos.

Cómo resolverlo:

1. Verifique que haya seleccionado correctamente el contrato.
2. Si el contrato es nuevo, puede no tener historial aún.
3. Revise que la sección de historial esté visible en el panel de información.
4. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

La lista de contratos no se actualiza automáticamente

Causa probable: El sistema puede requerir actualización manual o tener un intervalo de actualización automática.

Cómo resolverlo:

1. El sistema actualiza automáticamente los contratos agendados cada minuto, pero otros cambios pueden requerir recarga manual.
2. Use el botón de actualización para refrescar la lista manualmente.
3. Recargue la página periódicamente para ver los cambios más recientes.
4. Si necesita ver cambios inmediatos, recargue la página manualmente.

No encuentro un contrato que sé que existe

Causa probable: Puede estar filtrado, ya fue gestionado, o está fuera del rango de fechas mostrado.

Cómo resolverlo:

1. Limpie todos los filtros activos.
2. Use el campo de búsqueda para buscar el contrato por cliente o RUC.
3. Verifique que el contrato no haya sido marcado como “COBRADO” o “RECHAZADO”, ya que estos pueden no aparecer en la lista activa.
4. El sistema muestra contratos que vencen en los próximos 30 días; si el contrato vence más adelante, puede no aparecer.
5. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema.

7. Recomendaciones finales

• Revise la lista de cobranzas diariamente para mantener un control efectivo de las cuentas por cobrar.
• Priorice los contratos vencidos y aquellos próximos a vencer para optimizar el flujo de caja.
• Mantenga un registro detallado de todas las gestiones para facilitar el seguimiento y la comunicación con el equipo.
• Use las fechas de próximo contacto para planificar su trabajo y no perder oportunidades de cobro.
• Adjunte siempre los comprobantes de pago y documentos importantes para mantener un historial completo.
• Comuníquese proactivamente con clientes que tienen contratos próximos a vencer para evitar vencimientos.
• Colabore con su equipo compartiendo información relevante a través de los comentarios en las gestiones.
• Si un cliente se compromete a pagar en una fecha específica, agende el contrato y realice el seguimiento correspondiente.
• Tenga en cuenta que el sistema actualiza automáticamente los contratos agendados cada minuto, pero otros cambios pueden requerir recarga manual de la página.
• Use la función de búsqueda eficientemente para localizar rápidamente contratos específicos cuando tenga muchos registros.